Le Linee guida del Garante sono state realizzate per coniugare le esigenze di pubblicità e trasparenza, con i diritti e le libertà fondamentali delle persone e, citando il provvedimento, esse rappresentano un “quadro organico e unitario di cautele e misure che le PA devono adottare quando diffondono sui loro siti web dati personali dei cittadini”.

Le Linee guida sono state emanate tenendo conto delle disposizioni indicate col cosiddetto decreto trasparenza (decreto legislativo n. 33 del 2013) e riguardano la pubblicazione di dati e documenti che le PA devono mettere on line sia per finalità di trasparenza, sia ai fini della pubblicità degli atti amministrativi.

Di seguito la sintesi delle misure per la trasparenza on line:

• Le Pa devono pubblicare solo dati esatti, aggiornati e contestualizzati.
• Le Pa devono pubblicare on line solo dati la cui pubblicazione risulti realmente necessaria. E' sempre vietata la pubblicazione di dati sulla salute e sulla vita sessuale. I dati sensibili (etnia, religione, appartenenze politiche etc.) possono essere diffusi solo laddove indispensabili al perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico.
• Le Pa devono inserire nella sezione denominata "Amministrazione trasparente" sui propri siti web un alert con cui si informa il pubblico che i dati personali sono riutilizzabili in termini compatibili con gli scopi per i quali sono raccolti e nel rispetto del norme sulla protezione dei dati personali.
• I dati sensibili e giudiziari non possono essere riutilizzati.
• Il periodo di mantenimento on line dei dati è stato generalmente fissato in 5 anni dal decreto legislativo n.33. Sono previste però alcune deroghe, come nell'ipotesi in cui gli atti producano i loro effetti oltre questa scadenza. In ogni caso, quando sono stati raggiunti gli scopi per i quali essi sono stati resi pubblici e gli atti hanno prodotto i loro effetti, i dati personali devono essere oscurati anche prima del termine dei 5 anni.
• E' obbligatorio pubblicare la dichiarazione dei redditi di politici e amministratori, con l'esclusione di dati non pertinenti (stato civile, codice fiscale) o dati sensibili (spese mediche, erogazioni di denaro ad enti senza finalità di lucro etc.).

Infine, il rispetto dei principi di esattezza, necessità, pertinenza e non eccedenza, permanenza on line limitata nel tempo dei dati personali, vale anche per la pubblicazione di atti per finalità diverse dalla trasparenza (albo pretorio on line degli enti locali, graduatorie di concorsi etc.). Al fine di ridurre i rischi di decontestualizzazione del dato personale è necessario evitare l'indicizzazione tramite motori di ricerca generalisti, privilegiando funzionalità di ricerca interne ai siti web delle amministrazioni.