Il workflow management è un insieme di strumenti che consentono di progettare, realizzare e gestire i processi documentali di un’azienda. Ogni processo è scomponibile in una serie di attività, che a loro volta possono essere suddivise in operazioni elementari. Ognuna di queste attività ed operazioni va completata per raggiungere un determinato obiettivo e passare alla fase successiva del processo lavorativo. Grazie ad un software avanzato di gestione di Workflow è possibile automatizzare i processi aziendali e gestire il lavoro delle persone coinvolte, in modo che i documenti, le informazioni e i compiti passino da un soggetto all'altro seguendo regole prestabilite.

Perché utilizzare sistemi di workflow management.
Le informazioni di un’azienda sono tra il 60% e 80% destrutturate e al di fuori del controllo del management perché vengono gestite via carta, tramite appunti, via e-mail, via fax e addirittura oralmente. E’ difficile dunque tenere traccia delle correzioni, delle revisioni, del carico di lavoro, delle tempistiche e della corretta tenuta dei dati o dei documenti.
Il processo di gestione dei flussi di dati e documenti è quindi fondamentale per i processi che implicano fasi da seguire in modo pre-determinato con la creazione di documenti o una serie di documenti correlati fra di loro e che prevedano notifiche, approvazioni o firme di controllo (fascicolo commessa, fascicolo cliente o fornitore, offerte, etc).

Metodologia.
Il Workflow manage ment è una soluzione "orizzontale" che riguarda più uffici e più persone anche dislocate in più sedi.
Dopo aver scelto il software, il partner tecnologico e definito i processi da attivare si provvederà a disegnarli “sulla carta”, ad esempio con un diagramma di flusso o flow chart. Esso consente di descrivere le differenti operazioni sotto forma di uno schema in cui le diverse fasi del processo e le differenti condizioni, che devono essere rispettate, vengono rappresentate da simboli grafici.
La maggior parte delle applicazioni di Workflow utilizza strumenti grafici che consentono una rappresentazione visuale dei processi, fatta mediante la combinazione di icone che rappresentano le varie classi di attività unite mediante linee che rappresentano il collegamento fra queste e la loro sequenza nel processo.

Una metodologia corretta per progettare ed implementare la gestione dei processi può essere così sintetizzata:

1. Identificazione del processo analizzato;
2. Definizione di input e output scambiati tra gli attori del processo;
3. Definizione delle attività e delle relative procedure che ne regolano lo svolgimento;
4. Definizione delle prestazioni attese (indici di valutazione);
5. Definizione delle responsabilità di processo.

I vantaggi.
I vantaggi di uno strumento di Workflow management sono:

• Progettazione, tracciamento e controllo dei processi di lavoro;
• Documenti creati, aggiornati e condivisi in modo facile in un ambiente organizzato;
• Un unico repository protetto, sicuro e centralizzato per tutti i documenti e le informazioni aziendali;
• Monitoraggio delle informazioni e dei documenti che procedono nei workflow;
• Identificazione della situazione corrente delle attività rispetto alle scadenze prefissate.