I passi principali:
STEP 1 - NOMINA RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Un processo di conservazione digitale dei documenti presuppone necessariamente la nomina di un Responsabile della conservazione. E’ necessario il conferimento dell’incarico a mezzo di atto formale di nomina con relativa accettazione.
Il Responsabile della conservazione dovrà:
-  adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione.
-  verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
Il processo di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati. La delega verso l’esterno avviene mediante la sottoscrizione di un contratto di outsourcing, quindi, attraverso un rapporto contrattuale strutturato, di medio-lungo termine. (Deliberazione CNIPA n. 11 del 19.02.2004).

STEP 2 - LE FATTURE DA CUI PARTIRE
Per quanto riguarda il “ricevente” il documento fattura “passiva” può essere ricevuto in formato cartaceo o in formati elettronici, strutturati (direttamente “leggibili” da parte dei sistemi informativi: file XML) o non strutturati (file immagine: PDF-a).
Per quanto riguarda l’emittente è invece tutto più semplice: il documento fattura “attiva”, infatti, viene generato da un sistema gestionale.

STEP 3 - LA FIRMA DIGITALE
Sulla fattura elettronica in formato strutturato (XML) o non strutturato (PDF-a) vengono apposti firma digitale e riferimento temporale(così come richiesto dall’art.21 del DPR 633/72, dall’art. 3 primo comma lett. b del  DMEF 23 gennaio 2004, dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005 e dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006).
Se la fattura “passiva” è firmata all’origine, non occorre firmarla nuovamente.

STEP 4 - L’INDICIZZAZIONE
Al documento elettronico vengono associati dei metadati (n° fattura, partita IVA, etc.), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di poterlo successivamente ricercare.

STEP 5 - IL LOTTO DI CONSERVAZIONE
Le singole fatture vengono inviate in un “lotto di conservazione”(un insieme di documenti da conservare), che raggruppa per esempio, tutte quelle di un determinato periodo. I Lotti di conservazione sono gestiti dal Responsabile della Conservazione interno ovvero esterno.

STEP 6 - LA CHIUSURA DEL LOTTO CON MARCA TEMPORALE E FIRMA
I lotti di conservazione vengono marcati temporalmente (la marca temporale è una data certa apposta al documento informatico) e vengono firmati digitalmente apponendo la firma digitale del Responsabile della Conservazione. In questo modo, i lotti di conservazione non potranno più essere modificati.(Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004)
Il processo di conservazione deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.(DMEF 23 gennaio 2004)

STEP 7 - INVIO COMUNICAZIONE ALL’AGENZIA DELLE ENTRATE
Una volta all’anno, entro il 30 gennaio, è necessario trasmettere all’Agenzia delle Entrate una comunicazione specifica, contenente l’impronta e la marca temporale dell’archivio digitale relativo al precedente periodo d’imposta.

STEP 8 - LA CONSERVAZIONE NEL TEMPO
Cd e dvd non sono supporti di memorizzazioni professionali, un piccolo graffio, un’esposizione prolungata ai raggi solari, un’elevata umidità e l’intero contenuto del disco potrebbe diventare illeggibile. Adottare queste tecnologie per la conservazione a lungo termine è imprudente, considerate le esigenze che la conservazione presuppone: stabilità del supporto, longevità e autenticità.
Oggi, affidarsi ad un data center permette di garantire i più alti standard di sicurezza ed affidabilità.Non esistono standard specifici per i data center documentali, main linea di massima occorre fare riferimento agli standard della famiglia ISO 27000 e ISO 17799 per cui un data center deve essere dotato di tutti gli elementi atti a garantire la sicurezza fisica e logica dei dati, dei documenti e dei sistemi in esso presenti:

• essere ubicato all’interno della UE, in una zona a basso livello di rischio ambientale;
• essere dotato di sistemi di videosorveglianza e antintrusione;
• disporre di un sistema di rilevazione e controllo degli accessi fisici;
• disporre di un sistema di monitoraggio ambientale costantemente controllatoe dotato di sensori per il rilevamento fumi, temperatura, umidità e acqua, impianto antincendio e di un impianto di condizionamento ridondato.