Fatturazione elettronica, Conservazione sostitutiva e Integrazione del ciclo ordine-pagamenti sono attività che non si improvvisano.
Secondo le analisi della School of Management del Politecnico di Milano esistono alcune “regole” che è bene seguire nell’impostazione dei progetti di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento.
Le più significative:

Puntare a un unico processo interno con diversi canali di interfaccia verso clienti o fornitori
La varietà dei canali di comunicazione con clienti o fornitori (EDI, portali Web, PEC, fax, carta) non impedisce di concentrare gli sforzi progettuali sulla creazione di un unico processo interno ottimizzato che realizzi, per esempio, un’unica procedura di riconciliazione Fatture-Ordini, indipendente dal canale con cui sono stati trasmessi i diversi documenti.

Dare il giusto peso ai diversi benefici
I benefici “tangibili” di recupero di efficienza sono in grado di garantire tempi di ritorno dell’investimento  degli investimenti molto rapidi, generalmente inferiori a 2 anni. Questi benefici, tuttavia, sono conseguibili se i volumi di documenti dematerializzati superano una “soglia minima” di massa critica. Questa soglia può essere identificata, per esempio, in circa 3.500 Fatture (attive o passive) all’anno.
Non vanno comunque trascurati i benefici “intangibili”. Alcuni esempi possono essere: maggiore qualità, quantità e tempestività dei dati a disposizione; maggiore capacità di controllo e analisi del processo; miglioramento della propria immagine verso i partner commerciali; possibilità di offrire un maggior livello di servizio ai clienti.

Prestare attenzione a come tradurre in concreto valore i benefici ottenuti
Parte dei benefici è legata a un immediato risparmio sui materiali e alla disponibilità di nuovi spazi. La maggior parte dei benefici conseguibili attraverso questi progetti però, deriva da un incremento nell’efficienza dei processi, che porta a una riduzione dei tempi di manodopera dedicati alle cosiddette attività “non a valore aggiunto”. Per creare valore dalla maggior produttività del personale è necessario affrontare il processo anche da un punto di vista organizzativo, spostando le persone da mansioni operative a mansioni di controllo e verifica e riallocando le risorse su attività a maggior valore per il business.