Il 15 maggio è entrato in vigore il provvedimento del Ministero della Giustizia del 16 aprile 2014, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 99 del 30 aprile 2014.

COSA PREVEDE IL NUOVO PROVVEDIMENTO:
Ai sensi e per gli effetti del nuovo articolo 6, l’identificazione informatica per i soggetti abilitati esterni e gli utenti privati può avvenire:

• sul portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia tramite TOKEN, CIE (carta d’identità elettronica) e CNS (carta nazionale servizi);
• sul PDA (punto di accesso), tramite TOKEN crittografico (smart card, chiavetta USB o altro dispositivo sicuro)

 La Pubblica Amministrazione deve comunicare il proprio indirizzo PEC per la ricezione delle comunicazioni e notificazioni inserendo tale indirizzo sul portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia, avendo cura di inviare un documento contenente l’indicazione del soggetto incarico di inserire e modificare gli indirizzi PEC della PA medesima, la descrizione, il codice fiscale, i recapiti del soggetto incaricato, il nominativo, il codice fiscale e l’indirizzo PEC di eventuali dipendenti tramite i quali la PA sta in giudizio personalmente.

Viene introdotta una nuova modalità di firma, denominata PAdES-BES oltre a quella già prevista dalle precedenti specifiche tecniche del 2011, CAdES-BES. Le dimensioni (contenuto) della busta non possono superare i 30 MB.
Si conferma la possibilità che uno o più soggetti firmino, ognuno con il proprio dispositivo, lo stesso documento (o contenuto della busta). 

Viene precisato che l’atto da notificarsi tramite PEC dovrà avere, come unico formato consentito, il formato PDF e ciò sia per l’atto predisposto come documento originale informatico, sia per le copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici.

LA SITUAZIONE ATTUALE
A seguito di alcune perplessità, riguardanti soprattutto l’attuale inadeguatezza degli uffici giudiziari e in alcuni casi l’insufficiente formazione fornita ad avvocati, magistrati e cancellieri, il Legislatore è intervenuto con il recentissimo Decreto Legge 24 giugno 2014, n. 90, a cui ha fatto seguito la Circolare del ministero della Giustizia del 27 giugno 2014, sulla disciplina del processo civile telematico, nel timore che prevedere per tutti i procedimenti civili la decorrenza dei relativi obblighi dallo scorso 30 giugno avrebbe potuto creare serie criticità.

Una delle più importanti novità del Decreto Legge 90/2014 è il differimento degli obblighi di deposito telematico degli “atti endoprocessuali” al 31 dicembre 2014 per i procedimenti civili innanzi al tribunale ordinario già iniziati alla data del 30 giugno 2014; diversamente, le menzionate disposizioni sul processo civile telematico si applicheranno dal 30 giugno 2014 per i nuovi procedimenti non ancora instaurati alla medesima data.

Sempre riguardo alle tempistiche di decorrenza, si stabilisce che, a partire dal 30 giugno 2015, nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi alla corte di appello il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite dovrà effettuarsi esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

Per altro verso, estremamente rilevante, risulta l’innovativo potere di autentica attribuito ai difensori e agli ausiliari del giudice. Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice, nonché dei provvedimenti di quest’ultimo (quindi, decreti, ordinanze e sentenze), presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Inoltre, il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore e il commissario giudiziale possono autonomamente estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche di tali atti e provvedimenti, attestando la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Pertanto, tali copie - analogiche e informatiche, anche per immagine - estratte dal fascicolo informatico e munite dell'attestazione di conformità da parte degli avvocati e dagli altri soggetti menzionati, equivalgono all'originale.

Tuttavia, il nostro Legislatore ha trascurato il problema della conservazione del fascicolo informatico, a norma degli artt. 43 e ss. del D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) e delle regole tecniche ivi richiamate, di cui al DPCM 3 dicembre 2013 poichè non vi è traccia di una disposizione dedicata alla conservazione dei fascicoli informatici processuali da parte degli avvocati, che spesso hanno a disposizione dei semplici software gestionali, utili solo per le attività di semplice archiviazione.