Sul blog Avvocati Telematici è stato pubblicato un articolo a firma di Giuseppe Vitrani, nel quale si analizzano le problematiche della conservazione documentale degli atti prodotti nell'ambito del processo civile telematico.

Rimandando al blog per la lettura integrale dell’approfondimento riportiamo i contenuti salienti del secondo paragrafo, dedicato alle problematiche attinenti i fascicoli di cancelleria per ciò che concerne gli aspetti di conservazione documentale.

Conservazione Documentale e il Processo Civile Telematico - Problematiche sui Fascicoli di Cancelleria

La mancanza di un sistema di conservazione rischia di creare notevoli difficoltà di gestione del processo civile telematico.

Valgano due esempi emblematici al proposito: il giudizio di appello e la prova delegata ex art. 203 c.p.c.

Per quanto riguarda il giudizio di appello possiamo concentrare l’analisi sull'art. 347, III comma, c.p.c. ai sensi del quale “il cancelliere…richiede la trasmissione del fascicolo d’ufficio al cancelliere del giudice di primo grado”.

Nel “processo analogico” (chiamiamo così, per convenzione, il processo non telematico) il procedimento è semplicissimo e si risolve in un banale accesso all'archivio e alla successiva spedizione (eventualmente a mezzo posta, per gli uffici che non siano sede di tribunale e corte d’appello) del fascicolo cartaceo. Le cose mutano radicalmente in presenza di fascicoli che possono essere integralmente telematici (si pensi ai procedimenti di lavoro) o anche solo in parte telematici, quali quelli del contenzioso ordinario; all’interno di tali fascicoli possono essere contenuti verbali di udienza, la nota di iscrizione a ruolo e anche la sentenza, tutti redatti in forma telematica.

In poche parole, l’intero fascicolo d’ufficio (o una sua parte preponderante) potrebbe essere digitale e in tale forma dovrebbe essere ovviamente trasmesso al giudice dell’impugnazione. Applicandosi anche in tal caso l’art. 347 c.p.c., il cancelliere del giudice di primo grado dovrebbe pertanto poter trasmettere un fascicolo digitale al cancelliere della corte d’appello e lo dovrebbe poter prelevare però da un archivio (anch'esso digitale) che ancora non c’è.

Peraltro, la procedura delineata dal dpcm 3 dicembre ’13, se solo fosse implementata anche a livello di processo telematico, sarebbe semplice al pari di quella prevista per il processo analogico:

• il fascicolo di primo grado diventerebbe un pacchetto di versamento destinato all'archiviazione ex art. 9 dpcm 3 dicembre ’13;
• ricevuto tale pacchetto, il responsabile della conservazione documentale provvederebbe alla corretta archiviazione del fascicolo;
• il cancelliere della Corte d’Appello chiederebbe la produzione del pacchetto di distribuzione, che conterrebbe appunto il fascicolo di primo grado conservato a norma di legge (e pertanto con protezione e salvaguardia della validità dei certificati di firma utilizzati nel corso del processo di primo grado);
• il fascicolo potrebbe essere allegato al fascicolo informatico del giudizio di appello, che potrebbe dunque svolgersi regolarmente avendo a disposizione la documentazione, in originale, prodotta nel grado precedente.

L’esperienza di questi mesi insegna che il problema viene tamponato attraverso l’attivazione di una funzionalità di condivisione del fascicolo che permette anche al giudice dell’impugnazione di “vedere” il fascicolo del primo grado, che comunque, in tal modo, continua a non essere conservato a norma di legge e rimane perennemente visibile come se il procedimento di primo grado fosse ancora pendente.

Tale soluzione – tampone ha però il difetto di non rispettare la legislazione vigente e di generare un enorme traffico di dati informatici che va a gravare sui server ministeriali (già notoriamente soggetti a vari problemi di funzionamento); sorge dunque il legittimo sospetto che tale soluzione non sia replicabile su scala nazionale pena proprio gravi disservizi dell’intera infrastruttura.

Conservazione Documentale - Ipotesi di un Sistema Ad Hoc per la Giustizia

Addirittura, spingendosi oltre, si potrebbe giungere ad ipotizzare la creazione di un sistema di conservazione documentale ad hoc per il sistema giustizia.

In effetti, come ipotizzato da attenti studiosi della materia (Roberto Arcella, in primis) si potrebbero sfruttare a tal fine le potenzialità che già allo stato attuale offre l’infrastruttura del processo telematico. Si potrebbe così pensare ad un sistema ricavato partendo dagli attuali archivi SICID e SIECIC che, lo si ricorda, già contengono atti che ben possono essere sfruttati a fini di indicizzazione negli archivi; si pensi ai file DatiAtto.xml e agli stessi atti principali del giudizio, che proprio per tale ragione devono essere in formato PDF testuale.

Inoltre il riferimento temporale in grado di attribuire data certa e congelare la validità dei certificati di firma ben potrebbe essere dato dalla procedura attraverso la quale il cancelliere inserisce l’atto processuale nel fascicolo informatico, a condizione ovviamente che tale procedura sia inserita in un contesto di protocollazione a norma di legge.

In tal modo si potrebbe giungere ad un sistema virtuoso, ritagliato su misura per le esigenze del processo telematico e la cui regolamentazione non dovrebbe avvenire mediante un semplice rimando alla normativa esistente e riguardante la totalità delle pubbliche amministrazioni.

Meglio sarebbe infatti pensare a norme specifiche da inserire nel codice di procedura civile o nelle disposizioni di attuazione.