Nella gestione delle informazioni e dei documenti, i vantaggi garantiti dalla digitalizzazione sono evidenti, ed è questo il motivo per cui sempre più aziende e professionisti decidono di affidarsi ad esperti del settore: non fanno eccezione nemmeno le amministrazioni, per cui reputiamo interessante vedere quali sono i concetti di base sulla formazione e gestione degli archivi digitali degli enti pubblici, dal momento che documenti e archivi rappresentano strumenti essenziali per un’efficace azione amministrativa.

L’archivio rappresenta l’insieme di documenti prodotti o comunque acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da magistrature, organi e uffici dello stato, enti pubblici e istituzioni private: una distinzione è possibile sulla base del supporto adoperato, parlando quindi di Documenti analogici e Documenti digitali, ma sempre tenendo presente che un documento conservato, indipendentemente dalla modalità adoperata, dovrebbe essere:

• affidabile: se la persona che lo produce è conosciuta (conoscibile) e identificabile nel suo ruolo
• credibile: in riferimento a chi lo produce e in relazione alla sua integrità
• utilizzabile, vale a dire reperibile, leggibile, intelligibile (a breve e lungo periodo)
• integro, cioè conservato senza essere manipolato o contraffatto.

Dunque, alla domanda “perché organizzare e prevedere un archivio digitale anche nella Pubblica Amministrazione” la risposta è che esso serve a:

• conoscere le situazioni e i precedenti amministrativi
• programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse
• verificare i risultati raggiunti
• conservare la memoria dei singoli e della collettività.

È chiaro però che tanto più le attività del soggetto produttore sono articolate e complesse tanto maggiore è l’esigenza di un’adeguata organizzazione dell’archivio digitale, la cui strutturazione deve corrispondere a criteri di efficienza e efficacia in termini di controllo sui documenti, rapidità nel reperirli, contenimento dei tempi, spazi e costi di gestione.

Ma non sempre la questione è così semplice come di primo acchito potrebbe apparire, a causa delle diverse tipologie di standard, linee guida, formati/modelli applicativi: a tale riguardo una speciale attenzione merita il sistema XML-based EAD (Encoded Archival Description) elaborato nel 1998 dalla SAA (Society of American Archivists) in collaborazione la Library of Congress che sta assestandosi come standard anche in Europa, nella prospettiva di costruzione di gateway archivistici multinazionali europei (anche se EAD non è uno standard per il contenuto dei dati, né stabilisce regole su come esprimerli, ma costituisce una struttura in cui inserirli,  si pone come obiettivo di fornire le istituzioni archivistiche di strumenti di ricerca elettronici, di costituire un formato di comunicazione che consente agli istituti archivistici di mettere a disposizione per utenti locali o remoti i propri strumenti di corredo, principalmente via Internet e Web).

Si tratta di un discorso interessante, quello dell’archiviazione digitale nella Pubblica Amministrazione, ma anche lungo e complesso, quindi ci ripromettiamo di riprenderlo in seguito… nel frattempo ci ricolleghiamo all’incipit di questo nostro contributo: sempre più aziende e professionisti decidono di affidarsi ad esperti del settore, dal momento che, come accennato, la dematerializzazione delle informazioni  e delle risorse richiede competenze informatiche solide, che non tutte le realtà aziendali, grandi o piccole che siano, possiedono a livello di organico.

La soluzione è rivolgersi a Copying Srl che, da oltre 35 anni, lavora a fianco di imprenditori, aziende e Pubbliche Amministrazioni, supportandole nella gestione documentale, promuovendo il passaggio dal cartaceo al digitale, e riuscendo sempre a fornire risultati di qualità a prezzi di listino parecchio interessanti…