L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) sta per emanare delle nuove linee guida finalizzate a semplificare la normativa relativa alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, giacché numerosi sono i provvedimenti succedutisi negli anni, che rischiavano ovviamente di generare confusione in merito.

Le Linee guida avranno una natura descrittiva, che renderanno più “unitari” e chiari anche gli aspetti procedurali, che sono poi quelli che maggiormente interessano i fruitori.

Già nell’aprile del 2017 (con la circolare n. 2/2017) si erano stabilite delle misure minime di sicurezza ICT, che sono diventate obbligatorie per la Pubblica Amministrazione.

Queste Misure Minime rappresentano un insieme ordinato e ragionato di “controlli”, ossia azioni puntuali di natura tecnica od organizzativa, che l’Agenzia per l’Italia Digitale ha predisposto al fine di fornire alle pubbliche amministrazioni un riferimento pratico per valutare e innalzare il proprio livello di sicurezza informatica.

Orbene, queste stesse disposizioni dovranno essere estese a tutto il sistema di gestione informatica dei documenti, quindi anche ai privati.

Si attendono quindi le regole per l’organizzazione documentale, i compiti delle figure responsabile e le modalità di utilizzo del protocollo informatico.

Ma dovranno essere approfonditi e perfezionati anche altri aspetti importanti, come la classificazione dei documenti informatici e le loro modalità di scarto: un tema quest’ultimo che potrebbe sollevare dal “peso” di conservare e archiviare tutto, anche i documenti he tramite le regole dello scarto potrebbero essere cancellati.

E ancora, le Linee guida dovranno chiarire i formati in cui bisognerà realizzare i documenti digitali, al fine di soddisfare da un lato la necessaria “libertà” di un’amministrazione rispetto ad una scelta tecnologica che attualmente rischia di vincolare l’utilizzatore al fornitore, e dall’altro lato garantire la lettura dei documenti anche quando gli strumenti adoperati per sua la produzione di e per la conservazione sono ormai tecnologicamente superati!

Allo stesso modo, per quanto concerne la conservazione digitale, sarà necessario fare chiarezza su alcuni ruoli, come quelli del Responsabile della conservazione e del Responsabile del sistema di conservazione, stabilendo che il primo debba necessariamente appartenere all’organizzazione titolare dei dati, la seconda alla società esterna che conserva i dati per il titolare degli stessi.

Sempre sul tema della conservazione si auspicano chiarimenti sulla possibilità di impiantare un sistema di conservazione su architettura cloud, perché allo stato dell’arte non è chiaro se sia consentito o meno adoperare architetture IaaS (Infrastructure as a Service) e Saas (Software as a Service).

Anche perché a questo punto bisognerà stabilire se la “priorità giuridica” sia da attribuire alle Linee Guida che si stanno attendendo, o piuttosto ai DPCM già emanati e attualmente in vigore.

Se la prospettiva futura che abbiamo tracciato risulta ancora piuttosto nebulosa, noi di Copying non ci lasceremo certo destabilizzare o cogliere impreparati… d’altronde sono quasi 40 anni che cogliamo le sfide delle innovazioni tecnologiche, a tutto vantaggio dei nostri clienti, pubblici o privati, grandi o piccoli che siano, che grazie anche al nostro contributo hanno saputo trarre il meglio dai processi di digitalizzazione, gestione documentale, fatturazione elettronica, e conservazione digitale, dei quali ci vantiamo di essere leader in Italia...