L’ufficio non è il luogo ideale dove lavorare. 

Lo dice Jason Fried, coautore del libro “Remote: Office Not Required”.

Per motivi diversi da quelli esposti da Fried nel suo TED TALKS, sembra essere un pensiero comune di molti negli ultimi giorni. 

Siamo ancora convinti di non poter lavorare bene (e di più!) in smart working?

Crediamo ancora che lo smart working sia solo per le aziende più innovative e giovani?

L’esperienza delle ultime settimane ci dice il contrario: sono moltissimi, infatti, gli imprenditori che, a fronte dell’emergenza da COVID-19, hanno garantito una continuità lavorativa alle proprie aziende e hanno consentito ai dipendenti di lavorare da casa, salvaguardando la loro salute.

Ma non tutti, ancora, sono corsi ai ripari. 

Quali sono le best practice che ogni azienda dovrebbe adottare in situazioni di smart working?

Vediamole insieme.

Best practice 1: virtualizzare

Abbiamo già visto, nel precedente articolo , come implementare le tecnologie che consentono di lavorare in smart working in una infrastruttura già esistente.

La virtualizzazione è una delle best practice che le aziende dovrebbero adottare per permettere ai lavoratori “agili” di avere a disposizione, ovunque e in qualsiasi istante, la propria scrivania di applicazioni aziendali. E questo è un primo passo.

Best practice 2: organizzarsi

Il secondo è adottare sistemi che facilitino la comunicazione e la collaborazione tra persone anche se distanti fra loro.

Intendiamo, ad esempio:

• strumenti che permettono la condivisione di file a più utenti;
• sistemi di messaggistica per team;
• strumenti di conference call.

Best practice 3: digitalizzare

Il terzo passo,  forse quello più importante, per le aziende per affrontare lo smart working è dotarsi di un sistema di gestione documentale. 

Come fare, infatti, a gestire un intero workflow, che coinvolge diversi soggetti, quando i soggetti non sono fisicamente presenti in ufficio?

Un sistema di gestione documentale permette alle aziende di:

•  “dirigere”, anche in situazioni di smart working, le transazioni aziendali basate sui documenti e di gestire l’intero ciclo approvativo di un documento con l’apposizione di firma digitale da qualsiasi dispositivo, fisso o mobile.
•  inviare, condividere e conservare a norma di legge e in sicurezza i documenti, assicurando la continuità lavorativa del team anche in situazioni come quella dello smart working.

Cosa significa digitalizzare i processi?

 

• Poter accedere ai documenti anche da remoto

 

In un contesto di smart working, è fondamentale poter accedere anche da remoto a qualsiasi documento, pena l’interruzione dell’attività. Grazie alle molteplici chiavi di ricerca dei sistemi di archivio digitale è possibile ritrovare i documenti e le informazioni in essi contenuti in pochissimo tempo. 

 

• Poter firmare i documenti in qualsiasi momento e da qualunque luogo

 

Le diverse tipologie di firme elettroniche permettono di semplificare i flussi di lavoro, siano essi fisicamente in azienda sia in modalità di lavoro cosiddetto “agile”. Se la gestione tradizionale cartacea prevede che un processo prosegua allo step successivo solo dopo una firma manuale (cosa che presuppone la presenza fisica della persona che deve approvare), nella gestione documentale digitale le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line. Quindi, da inviare ed approvare in qualunque momento, da qualunque dispositivo.

Questo, naturalmente, si traduce in una oggettiva praticità e velocità delle transazioni e in un risparmio economico legato ai costi di stampa, nonché in una modernizzazione di processo.

 

• Condividere e archiviare in sicurezza le informazioni

 

Un documento che è stato firmato elettronicamente è un documento che ha valore probatorio, e che quindi non necessita di una copia cartacea firmata tradizionalmente. Ne consegue la possibilità di poter non solo archiviare digitalmente i documenti, ma anche di poterli conservarli a norma e ottemperare, così, agli obblighi di Legge.

I vantaggi della digitalizzazione per le aziende in smart working

Quante informazioni in un’azienda vengono veicolate tramite posta elettronica, soprattutto in una situazione di smart working?

Le persone coinvolte hanno il totale controllo di questi documenti e possono agevolare o ritardare l’avvio o la prosecuzione di un processo aziendale. Ogni mancato aggiornamento dell’informazione o perdita può potenzialmente generare ritardi ed errori, obbligando ad una successiva (e antieconomica) operazione di aggiornamento sulla situazione degli altri operatori coinvolti.

Si rende, dunque, necessario un flusso di processo omogeneo e non interrotto, in cui ogni attore coinvolto riceva le informazioni necessarie e a sua volta esegua le attività di sua competenza, in modo da dare il suo contributo agli step procedurali successivi.

I software di workflow documentale semplificano l'esecuzione di tutte queste attività, che arrivano direttamente sulla "scrivania elettronica" di chi deve svolgerle: l’utente è guidato sulle azioni da compiere per ogni task del processo.

Il passaggio alla gestione documentale in digitale non è solamente un’evoluzione del documento cartaceo in documento informatico; le aziende devono poter non solo acquisire ma anche elaborare e collegare dati e informazioni. I dati, infatti, se raccolti, elaborati e collegati fra loro, possono essere utilizzati in maniera strategica: gestire i flussi dei documenti con processi ben definiti significa monitorare più facilmente le informazioni, le scadenze, i colli di bottiglia, un miglior controllo delle procedure a supporto del management (e non solo) e l’eliminazione del margine di errore.

Mantenere il controllo dell’intero processo continuando a monitorare e misurare le prestazioni è, dunque, un fattore importante di produttività, velocità e efficienza, e indispensabile in un’azienda che stia introducendo lo smart working.

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