La PEC è un documento informatico aziendale a tutti gli effetti e per questo necessita di una conservazione a norma di legge.

Ricordiamo che per identificare un documento come informatico, occorre che esso soddisfi alcune caratteristiche, che sono:

• paternità
• autenticità
• integrità
• affidabilità
• leggibilità
• immodificabilità

La compresenza di tutte queste caratteristiche danno al documento informatico un valore legale nel tempo, assicurato solo esclusivamente attraverso un processo di conservazione a norma di legge.

Il codice civile, agli art. 2214 e 2220, prevede che le imprese debbano conservare tutti i documenti informatici per dieci anni, compresi, quindi, anche i messaggi della PEC.

In particolare, l'art. 2200 sancisce che:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti" […]

E l’art. 2214 recita:

[…] tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite […]

Inoltre, l’art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD) afferma che la conservazione dei documenti informatici avviene “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche in materia di conservazione.

Conservazione PEC a norma: cosa fare e come

La PEC raccoglie tutte le corrispondenze rilevanti per il business, sia dal punto di vista giuridico che commerciale, per cui sono gli stessi utilizzatori delle PEC (privati o PA) che a dover provvedere alla conservazione digitale dei propri messaggi PEC e alle relative notifiche.

Cosa conservare dei messaggi PEC? 

Sia per i messaggi PEC contenuti in posta in arrivo che per quelli spediti è fondamentale conservare le ricevute di notifica, contenenti il messaggio inviato e tutti i metadati che confermano la consegna effettiva del messaggio al destinatario, le ricevute di consegna e tutti i messaggi che contengono documenti con firma digitale.

È opportuno conservare i messaggi pec e i relativi allegati sottoscritti digitalmente.

Tutti questi elementi sono atti a garantire la conservazione dei messaggi PEC nel tempo, grazie alla marcatura temporale della conservazione digitale.

Come fare per conservare la PEC a norma di legge?

La conservazione digitale dei messaggi pec a norma di legge può essere fatta internamente all'azienda oppure ci si può avvalere di un gestore esterno specializzato.

Questa prima modalità richiede la nomina di un responsabile interno della conservazione e l’approvazione da parte di un conservatore accreditato. Inoltre, le responsabilità e gli obblighi in capo all’utente sono molto elevati.

Una soluzione più efficiente, che sgrava gli utenti da obblighi e responsabilità è quella di affidarsi a un conservatore esterno specializzato in tecnologie che consentono la conservazione digitale delle PEC.

Questa modalità di conservazione dei messaggi PEC ha molteplici vantaggi:

• monitora automaticamente gli account PEC direttamente nella casella del gestore PEC
• archivia e conserva digitalmente in messaggi PEC e le relative notifiche
• libera spazio fisico dall’account di posta
• produce i rispettivi pacchetti da versare al sistema di conservazione.

Scegli il nostro servizio di conservazione a norma di PEC e altri documenti informatici e in questo modo avrai una soluzione 100% legale e sicura e poco onerosa sia in termini operativi che di costi. Contattaci per saperne di più.