La dematerializzazione sta assumendo un ruolo basilare per il futuro delle PMI e i professionisti.

Secondo l’indagine di Ericsson Consumer & IndustryLab, la dematerializzazione dei documenti è strettamente legata alla sostenibilità e produttività delle aziende.

In particolar modo, per le piccole e medie imprese questo processo può essere considerato il punto di svolta per avere successo e affrontare nel migliore dei modi l’attuale crisi sanitaria Covid-19. 

Cosa si intende per dematerializzazione?

La dematerializzazione prevede una serie di processi per convertire tutti i documenti da cartacei a informatici. I documenti (secondo il regolamento europeo eIDas del 2014) così realizzati devono mantenere lo stesso valore giuridico, probatorio e archivistico di quelli cartacei.

Significa abbandonare gli strumenti tradizionali, i cosiddetti analogici, al fine di automatizzare le procedure legate alla produzione e distribuzione di prodotti e servizi, al marketing e al customer care.

Questo processo di digitalizzazione aziendale porta con sé nuove modalità partecipative e spazi di lavoro non più limitati, ma condivisibili a distanza, dalle riunioni in videoconferenza all’assistenza clienti via chat e alle interazioni nelle piattaforme dei social media.

Obiettivi e procedure

Gli obiettivi della dematerializzazione sono principalmente due: 

• Promuovere nuovi criteri per evitare o ridurre la creazione di documenti cartacei.
• Sostituire i documenti già esistenti negli archivi trasformandoli in digitale. 

Ciò significa compiere le seguenti attività:

• Protocollazione: per certificare la provenienza e la data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca. In questo modo viene garantita la sicurezza, l'integrità dei dati e l'accesso diretto solo a coloro che ne hanno diritto, senza violare la legge della privacy.
• Classificazione e fascicolazione: per individuare ciascun documento e associarlo agli altri che fanno parte della stessa pratica. 
• Utilizzare una firma qualificata o digitale: una procedura che garantisce autenticità e integrità dei documenti scambiati e archiviati. Infatti, la firma accerta l'identità del sottoscrittore e garantisce l'integrità del suo contenuto.
• Conservazione a norma: attraverso la conservazione digitale (secondo i dettami dell'art.44 del CAD-Codice dell'amministrazione digitale) sono custoditi i documenti digitali in modo sicuro.

Quanto si risparmia con la dematerializzazione?

Il risparmio con la dematerializzazione non è da sottovalutare, basti pensare che:

• Ciascun foglio rilevante in azienda può arrivare a costare attorno ai 2€ l’anno.
• Il costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione del documento cartaceo ammonta al 40%.
• La gestione documentale cartacea comporta quindi anche l’investimento in risorse per un’attività non direttamente produttiva e spesso inutile.
• La dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea.

 Altri vantaggi della dematerializzazione

• Accesso più semplice ai propri documenti: dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso.
• Ricercabilità del testo: il documento viene sottoposto a scansione elaborando un file che può essere consultato successivamente da qualsiasi dipendente. Questo processo permette di facilitare la ricerca dei propri documenti presenti nel repository documentale. Questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usati a scopo di marketing, controllo e gestione.

Se sei interessato al processo di dematerializzazione per la tua azienda, contattaci per ricevere una nostra consulenza gratuita.