Gestire i processi di lavoro non è per nulla scontato, richiede progettazione, implementazione e creazione di sistemi che possano misurare tali processi ed essere allineati con gli obiettivi dell’azienda. Grazie all’evoluzione digitale si sono fatti degli enormi passi in avanti. Infatti, grazie alla gestione informatica di questi processi lavorativi, comunemente chiamato workflow, si è riusciti a trovare una soluzione pratica, efficiente e che riesca a ridurre al minimo gli errori umani.

In un nostro recente approfondimento abbiamo raccontato nel dettaglio il workflow, insieme a tutti i benefici che può avere ogni settore se viene adottata questo tipo di soluzione.

In questo articolo invece, capiremo come impostare un processo di lavoro e cosa ti permette di fare se è digitalizzato.

Come avviene la progettazione di un processo digitale?

Prima di tutto, bisogna rispondere alla seguenti domande: come snellire le procedure aziendali? Quali sono i passaggi inutili tra i vari uffici?

Queste domande servono per definire:

• Input e output.
• Tutte le attività e procedure.
• I vincoli e le tempistiche.
• Le responsabilità per ogni processo.

Una volta capito e definito quali siano le attività che devono essere svolte, quando e da chi, si “disegnano” le varie strade che un flusso di lavoro può intraprendere su una di determinate regole prefissate.

Tutto questo si può fare in maniera immediata e intuitiva grazie, ad esempio, a un modellatore grafico di processi per la specifica di workflow, senza dover scrivere il codice.

Cosa puoi fare digitalizzando i processi?

• Migliorare la comunicazione e condivisione dei documenti.

Si possono creare i modelli aziendali e renderli disponibili all’intera realtà lavorativa. Un modo per guidare nella compilazione dei documenti e per revisionarli quando si preferisce.

A livello di comunicazione, si possono mandare i documenti a liste di distribuzione preconfigurate. Si possono anche attivare workflow approvativi: le comunicazioni ricevute vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.

• Migliorare l’organizzazione dei documenti.

Tramite fascicoli elettronici, si possono catalogare i documenti e le informazioni eterogenee inerenti, ad esempio, ad uno stesso commesso o cliente o fornitore. In pratica si ha la possibilità di relazionarli automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione documentale.

• Gestire la complessità dei flussi.

La standardizzazione dei processi attraverso l’assegnazione automatica delle attività a chi deve svolgerle non solo permette di poter gestire al meglio la complessità dei flussi, ma anche di ridurre notevolmente il margine di errore.

• Controllare e misurare.

Puoi evidenziare i carichi di lavoro, monitorare la durata di tutte le attività, individuare i colli di bottiglia e, infine, misurare i KPI di ogni fase del processo.

• Migliorare la ricerca di documenti e informazioni.

Tutti i documenti dell’azienda vengono centralizzati e resi facilmente rintracciabili.

Questo permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, dando inoltre una griglia dei risultati di ricerca e memorizzare quelle più frequenti. 

• Migliorare la sicurezza e l’integrità delle informazioni.

In un’ottica GDPR, la visibilità di informazioni e documenti è gestita in base al ruolo delle persone. Ogni documento archiviato non è più modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate.

Noi di Copying sappiamo quanto sia importante avere un processo di lavoro digitalizzato, per questo abbiamo soluzioni ad hoc in base alle necessità del cliente per gestire e offrire un servizio di workflow pratico ed efficiente. 

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