La parola digitalizzazione è ormai sulla bocca di tutti ed è un processo che va ad intaccare praticamente tutti gli ambiti della nostra vita, da quella personale a quella professionale. Quando parliamo di digitalizzazione nell’ambito aziendale, due dei primi punti da tenere in conto sono la digitalizzazione e conservazione digitale dei documenti.

I benefici della digitalizzazione dei documenti sono tanti, in primis:

• l’efficienza: nel risparmio delle risorse e degli spazi.
• la sicurezza: possibilità di controllare e tenere sicuri i propri documenti digitali grazie a sistemi di protezione all’avanguardia. 
• l’ecosostenibilità: con la riduzione degli sprechi di carta e plastica. 

In un precedente approfondimento abbiamo già parlato di conservazione digitale, uno dei nostri servizi di punta, e delle nuove linee che entreranno in vigore il prossimo gennaio. In questo articolo vogliamo parlare in generale del fenomeno, definendo esattamente cos’è il servizio, per chi è destinato e che tipologie si possono richiedere.

Facciamo un po’ di chiarezza su come funziona la digitalizzazione dei documenti.

Chi si deve interessare all’archiviazione digitale?

Sebbene la smaterializzazione dei documenti sia consigliata pressoché a tutti, ci sono delle categorie più interessate di altre, tra cui:

• Pubbliche Amministrazioni
• Aziende Private, soprattutto se sottoposte a vincoli normativi 

Le Pubbliche Amministrazioni sono ovviamente coinvolte nella dematerializzazione dei documenti per le ingenti quantità di documenti cartacei da smaltire e per offrire il miglior servizio possibile ai cittadini. 

Per le aziende private rimane invece ancora una prassi non obbligatoria ma fortemente consigliata. Da un’archiviazione digitale, le aziende possono guadagnare maggiore spazio all’interno dei propri uffici, prima dedicato all’archivio, e risparmiare tempo e risorse nella ricerca dei fascicoli archiviati. 

Come vengono archiviati i documenti digitalmente   

L’archiviazione e digitalizzazione dei documenti può avvenire in due modi diversi:

• In House: la gestione dell’archivio avviene direttamente presso l’azienda o l’agenzia cliente stessa, sottostando alle norme DPCM 3/12/13.
• Outsourcing: il servizio di archiviazione è gestito esternamente. In questo caso è meglio affidarsi ad agenzie specializzate accreditate dall’AGID. Questa è da considerarsi l’opzione migliore se non si hanno competenze in materia di archiviazione o se non si vogliono impiegare risorse ulteriori per la gestione dell’archivio.

In particolare, è importante che le agenzie di supporto siano accreditate dall’AGID, un ente governativo che si occupa della realizzazione degli obiettivi dell’Agenda Digitale Italiana e contribuire alla diffusione dell’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, favorendo l’innovazione e la crescita economica. 

Differenza tra archiviazione e conservazione dei documenti

È importante specificare che archiviazione non è sinonimo di conservazione. 

• Archiviare: significa salvare un documento digitale in una memoria esterna su un supporto duraturo per poterlo consultare successivamente in caso di necessità. 
• Conservare: serie di procedure di classificazione e protocollazione dei documenti stessi. Tutto ciò deve essere garantito fin dalla fase iniziale del documento stesso. 

Se si sceglie di procedere con la conservazione, bisogna prevedere un personale formato con una serie di competenze adeguate al lavoro, come previsto dalla legge. Grazie a questo metodo, è possibile garantire la giusta sicurezza alla documentazione aziendale nonché effettuare l’indicizzazione dei dati e avere un quadro chiaro dello stato dell’azienda, specialmente per quanto riguarda il lato economico e fiscale. 

Noi di Copying sosteniamo le aziende nel percorso verso la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti, restando sempre attenti al tema della sostenibilità. Siamo anche esperti della gestione delle infrastrutture IT e delle politiche di privacy e protezione dati, offrendo così alle aziende un servizio completo per la totale gestione del passaggio al digitale.

Se desideri iniziare il tuo percorso di digitalizzazione, contattaci.