Non per scegliere il figlio preferito, ma sicuramente la dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti è uno dei nostri argomenti preferiti di cui parlare in quanto noi di Copying siamo innovatori del settore da ormai parecchio tempo.

Scusateci per il piccolo momento di vanto, tornando a cose più serie, la digitalizzazione all’interno delle aziende è ormai un processo fondamentale per rendere tutto più funzionale, efficiente e strutturato.

Siamo nel 2022, le scoperte tecnologiche avanzano ogni giorno e noi come cittadini e lavoratori dobbiamo imparare a stare al passo con esse per il nostro bene e il bene delle aziende.

Se siete interessati a imparare qualcosa in più sui benefici delle tecnologie per la digitalizzazione aziendale, continuate a leggere.

Perché digitalizzare i processi aziendali?

Ci sono molti motivi per cui digitalizzare la propria azienda, partiamo da quelli più immediati:

• Fattore sostenibilità: meno scartoffie in giro per gli uffici, meno spreco di carta;
• Fattore logistico: avere tutto tracciabile in unico posto, digitale, senza dover impazzire per trovare un documento;
• Fattore workflow: spesso in ufficio il lavoro è orizzontale, le mansioni di uno si incrociano con quelle di un altro e così il rischio di perdere documenti importanti aumenta;
• Fattore di sicurezza informatica: i file word o excel non sono da considerarsi una vera e propria digitalizzazione dei documenti in quanto tendenzialmente accessibili in modo facile.

I motivi sono abbastanza, ma quindi perchè ancora così tante aziende decidono di affidarsi così tanto all’analogico? Non lo diciamo noi ma una recente ricerca di mercato.

Andiamo ad analizzarla.

I dati del mercato della digitalizzazione aziendale

Secondo una recente ricerca, il 70% della documentazione viene ricreata in modo digitale e il 20% è trattato ancora in maniera analogica con tempo usato per ricercare dati, informazioni e colleghi.

Cosa può causare questo innocente 20%?

Il workflow e i flussi generali di comunicazione possono venire interrotti per semplici intoppi che potrebbero essere evitati grazie a una strategia di archiviazione più semplice e strutturata. Invece così viene sprecato tempo prezioso nella ricerca di documentazione.

Senza contare il livello di rischio nella sicurezza: il 46% delle informazioni sensibili sono solitamente contenuti in file excel o in fogli di videoscrittura, impedendo una gestione efficiente e sicura dei dati. 

Provate ad immaginare una situazione tipica nel vostro ufficio: quante volte vi sarà capitato di creare delle vostre cartelle private sul computer con dozzine di file continuamente duplicati o pluri-salvati e condivisi con canali magari poco sicuri? E se nei suddetti file ci fossero proprio dei dati sensibili da proteggere?

Per questo urge non solo informarsi su cosa vuol dire veramente digitalizzare i documenti ma anche capire bene cosa comportano i rischi informatici e decidere che strategie di cyber security adottare (qui un nostro precedente articolo a riguardo).

In cosa consiste quindi la digitalizzazione documentale?

Digitalizzare un documento non vuol dire copiare una lista di nomi su un appunto e riprodurla su un foglio excel. Senza togliere nulla a questi software molto comodi per il lavoro di tutti i giorni, il termine digitalizzazione documentale significa creare un sistema, un software, con un unico punto di accesso che porti alle informazioni aziendali, fatto su misura per le esigenze dell’azienda. 

Avendo un unico software a disposizione, tutte le informazioni possono essere convogliate in un unico punto o possono essere incrociate per creare documenti che normalmente necessiterebbero numerosi passaggi tra persone diverse. 

Questo crea il workflow ideale. Se la vostra azienda ha bisogno di generare un documento dove sono richieste informazioni di natura diversa e in riferimento a comparti diversi, ecco che il software potrà riunire molto più facilmente le informazioni senza ulteriori step intermedi. Ogni azione viene tracciata e il documento è archiviato automaticamente, ovviamente in digitale. 

Se il fenomeno dei faldoni polverosi all’interno delle aziende sta sicuramente diminuendo, deve ancora però passare bene il concetto che la digitalizzazione non vuol dire solo saper organizzare documenti in cartelle sul computer. Soprattutto in aziende dove il fattore attacco informatico potrebbe essere davvero problematico.

Noi di Copying crediamo fermamente nell’importanza di una cultura digitale all’interno delle realtà aziendali. Per questo motivo, da anni siamo un punto di riferimento per i nostri clienti per la digitalizzazione e dematerializzazione della documentazione aziendale, così come in sicurezza informatica. Noi possiamo aiutarvi.

Se siete una realtà interessata ad intraprendere un percorso di digitalizzazione, possiamo supportarvi sotto qualsiasi aspetto con servizi personalizzati e sempre aggiornati, con un’attenzione in più verso la sostenibilità.

Siamo specializzati in:

• Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti
• Connettività
• Firma e fatturazione elettronica
• Gestione delle infrastrutture IT
• Politiche di privacy e cybersecurity 
• Cloud Computing

Qui la lista completa dei nostri servizi.

Se desideri iniziare il tuo percorso di digitalizzazione, contattaci.