Il nostro desiderio è che la maggior parte delle aziende italiane sia già passata a un sistema di dematerializzazione ma ci piace essere umili nelle stime e sappiamo che c’è ancora molto lavoro da fare sulla digitalizzazione in Italia.

Per questo anche diversi fondi del PNRR sono dedicati proprio a questo: rendere la questione dei processi digitali più apprezzabile e naturale per tutti. E quindi da dove si parte? Beh, dalle basi appunto.

La dematerializzazione è fondamentale per rendere più sicuro e fruibile qualsiasi ambiente di lavoro con tanti documenti importanti e numerosi, uno tra questi è il mondo della Pubblica Amministrazione. 

Perchè dematerializzare i documenti? 

Partiamo proprio dalla legislatura. L’articolo 42 del CAD “Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni” dice: “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle (Linee guida)”.

Il Governo e la legge incoraggiano sicuramente le PA a procedere con le pratiche di dematerializzazione, sui cui forse siamo anche un po’ indietro. Gli investimenti ci sono e sono pronti per essere usati grazie alle risorse del PNRR per chi ne volesse approfittare. 

Ma quali sono i vantaggi della dematerializzazione?

Principalmente possiamo individuare due grandi vantaggi: 

• da una parte adottare criteri per evitare o ridurre la produzione significativa di documenti cartacei;
• dall’altra smaltire i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.

In cosa consiste la dematerializzazione dei documenti?

Le linee guida dell’AgID descrivono questo processo come “il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata - all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico”.

Per l’ambito della Pubblica Amministrazione è importante sottolineare subito però che alcune tipologie di documenti non possono ancora essere supportate in modo digitale. 

Per far in modo che la dematerializzazione sia condotta nel modo giusto si deve verificare innanzitutto la corrispondenza tra copia digitale e l’originale cartaceo che può avvenire attraverso questi modi:

• raffronto tra documenti analogico e digitale; 
• certificazione di processo (nel caso di dematerializzazione massiva). 

I documenti dematerializzati saranno poi assoggettati al processo ordinario con: applicazione dei metadati corrispondenti, registrazione al protocollo quando necessaria e infine la loro conservazione.

Non state seguendo benissimo il discorso?

Ecco qualche definizione da vocabolario: 

• Protocollazione: l’operazione con cui si memorizzano le informazioni principali relative al documento nel registro. Viene certificata la provenienza e data di acquisizione del documento in maniera univoca ed è un passaggio obbligatorio.
• Sistema di conservazione digitale: un insieme di procedure, attività e strumenti tramite i quali si punta a salvaguardare i documenti digitali. Insieme ai contenuti si conservano anche le informazioni necessarie per riprodurle nella loro forma esteriore, i metadata, nonché i collegamenti con le varie componenti del sistema informativo.

L’ultimo step è la classificazione e fascicolazione dei documenti. In cosa consiste?

La classificazione viene condotta secondo un’organizzazione logica dei documenti dipendenti dall’Area Organizzativa Omogenea, che indica uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche della AOO stessa. Ad ogni documento vengono poi attribuiti dei codici unici di riferimento che lo associano automaticamente ad altri documenti della stessa pratica.

Investire nella dematerializzazione

Se non ora, quando? L’UE ha messo a disposizione diverse risorse grazie al PNRR e il governo sollecita il più possibile il passaggio verso il digitale. Passa alla dematerializzazione per risparmiare costi, risorse e, nel contempo, ridurre l’impatto ambientale e l’errore umano.

Se hai bisogno di aiuto con questo passaggio, noi di Copying aiutiamo le aziende da anni nella loro trasformazione digitale. 

Che azienda è Copying?

La nostra azienda crede fermamente nell’importanza di una cultura digitale all’interno delle realtà aziendali. Per questo motivo, da anni siamo un punto di riferimento per i nostri clienti in questo ambito.

Se siete una realtà interessata ad intraprendere un percorso di digitalizzazione aziendale, noi possiamo supportarvi sotto qualsiasi aspetto con servizi personalizzati e sempre aggiornati, con un’attenzione in più verso la sostenibilità.

Siamo specializzati in:

• Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti
• Connettività
• Firma e fatturazione elettronica
• Gestione delle infrastrutture IT
• Politiche di privacy e cybersecurity 
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