Dal 6 giugno 2014, è in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i fornitori di amministrazioni centrali, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza. A fronte dell’obbligo per i fornitori, è fatto divieto, per gli uffici destinatari, di accettare fatture su carta. La riforma in sintesi:

1. Chi è tenuto a tali obblighi?
Tutte le imprese ed i professionisti sono tenuti a fatturare in modalità elettronica – nel rispetto della normativa tecnica di cui al D.M. n. 55/2013 – nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, che, a partire da scadenze già stabilite, non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea oltre a non poter procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, fino allʹinvio del documento in forma elettronica.

2. Quali sono le scadenze?
La fatturazione elettronica diventa obbligatoria il 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza, Istituti di Istruzione statale di ogni ordine e grado, Musei, biblioteche statali, Esercito, Marina Militare, Aeronautica Militare e Arma dei carabinieri, Polizia di Stato, Comando della Guardia di Finanza, Corpo dei vigili del fuoco, Corpo forestale.
Per le altre Pubbliche Amministrazioni - Presidenza del Consiglio dei Ministri, Organi Costituzionali, Enti e Istituzioni di Ricerca, Regioni, Provincie, Comuni, Comunità montane, Unioni di Comuni, Università, Aziende sanitarie locali, Aziende ospedaliere, Policlinici, Camere di Commercio, Agenzie ed Enti Regionali - a seguito dell’emanazione del decreto Irpef (D.L. n. 66/2014) – l’obbligo diventerà operativo entro il  31 marzo 2015.

3. Cosa devono fare le Pubbliche amministrazioni?
Le Pubbliche amministrazioni provvedono ad inserire l’anagrafica dei propri uffici deputati a ricevere le fatture elettroniche nell’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni - www.indicepa.gov.it).
L’IPA provvede ad assegnare un codice univoco a ciascun ufficio e a renderlo pubblico sul proprio sito.
Ogni Pubblica Amministrazione deve comunicare ai propri fornitori il proprio codice IPA e il/i codice/i ufficio di destinazione delle fatture.

4. Come si emettono le fatture elettroniche?
L’allegato A al D.M. n. 55/2013 dispone che il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato previsto. Le specifiche tecniche operative sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it. La fattura deve in ogni caso rispettare specifici requisiti di contenuto e sintattici affinché possa essere correttamente inoltrata.
L' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata/digitale di chi emette la fattura.

5. Come si inviano le fatture elettroniche?
Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, deve essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

• PEC
• Sistema di cooperazione applicativa, attraverso protocollo HTTPS
• Sistema di cooperazione applicativa su rete SPC (Sistema pubblico di connettività)
• Sistema di trasmissione dati, attraverso protocollo FTP
• Sistema di trasmissione, attraverso protocollo HTTPS, per i soggetti accreditati

E’ possibile comunque utilizzare intermediari accreditati per l’invio e la firma delle fatture al sistema di interscambio.

La fattura elettronica si considera trasmessa solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del sistema di interscambio.
Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file nel formato FatturaPA, effettuerà i controlli sui file ricevuti e procederà all’inoltro all’Amministrazione destinataria della fattura.
Il sistema di interscambio rilascia al soggetto che ha inviato la fattura una ricevuta di consegna nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito positivo, ovvero una notifica di mancata consegna, nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito negativo.
In caso di impossibilità di recapitare la fattura perché il fornitore non ha ricevuto comunicazione del codice ufficio destinatario della fattura ovvero perché l’amministrazione non sia presente nell’IPA, il Sistema di Interscambio rilascia al fornitore un «attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito». L’attestazione consiste in un messaggio firmato elettronicamente contenente la fattura ed è sufficiente a dimostrare che la fattura è pervenuta al Sistema di Interscambio. In questo caso la fattura è data per emessa. La notifica di mancata consegna è recapitata entro 48 ore se il canale di comunicazione tra SdI e PA è costituito da PEC, entro 24 ore negli altri casi. Il fornitore che ha ricevuto «Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito» potrà trasmettere direttamente all’amministrazione committente o mettere a disposizione di quest’ultima la fattura elettronica.
La PA può comunicare il respingimento di una fattura tramite il SdI entro 15 giorni dalla data di consegna della fattura. E’ comunque sempre possibile comunicare il respingimento tramite altri canali.

6. Come si conservano le fatture elettroniche?
Sia i fornitori che le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti a conservare le fatture esclusivamente in modalità digitale secondo quanto previsto dal DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione.(per approfondimenti vai alla sezione dedicata, cliccando qui)<

Chiarimenti
La Risoluzione n. 158 del 15 giugno 2009 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che per gli obblighi fiscali e contabili fa fede la data fattura riportata all’interno del documento fattura stesso (Come riportato nel DPR 633 del 1972) a prescindere dalla natura cartacea o elettronica del documento.

Per i Ministeri, dal 4 febbraio 2014, è disponibile il sistema Sicoge, che consente la gestione della fattura in via integrata con il sistema dei pagamenti SIPA nonché la conservazione elettronica a norma.

Per i fornitori della Pubblica Amministrazione, oltre ai servizi offerti dal mercato sono disponibili strumenti gratuiti per facilitare l’avvio del processo di fatturazione elettronica. In particolare sono disponibili:

• sul sito FatturaPA: gli strumenti per la visualizzazione, la trasmissione e il monitoraggio della fattura;
• sul sito della Regione Lazio-LAit: l’applicazione open source "Modulo Fatturazione Attiva", che consente di comporre una fattura secondo lo standard FatturaPA sia alle pubbliche amministrazioni che alle piccole e medie imprese
• sul Mercato elettronico della PA (MePA) i fornitori accreditati fruiscono del servizio di compilazione, emissione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica PA.

Per visualizzare in modo appropriato i files xml relativi al processo di fatturazione elettronica, è possibile anche scaricare i relativi files xsl, disponibili come Documentazione del Sistema di Interscambio in vigore sul sito di Fattura PA: scaricando tutti gli xsl in una cartella, e poi salvando gli eventuali files xml da leggere nella stessa cartella, sarà possibile visualizzare il contenuto degli xml con un semplice doppio click sul file.

La fattura elettronica non è prevista per i fornitori non residenti in Italia, che dovranno attendere l’emanazione di uno specifico decreto.