I.C.E. FOR SpA, Industria Chimica Ecologica, sita in Via Pablo Picasso, 16 a Magenta (MI) è un’azienda con esperienza più che trentennale, specializzata nella produzione a proprio marchio e per conto terzi di detergenti, detersivi, emulsioni, cere e disinfettanti destinati all’igiene sia in ambito professionale che domestico. Nel 2015, I.C.E. FOR SpA ha introdotto un sistema di archiviazione e invio dei DDT e delle fatture di vendita in modalità totalmente elettronica, nel pieno rispetto della  normativa vigente, per un totale di 6.000 DDT e 5.500 fatture dematarializzate.

Il principale obiettivo è stato quello di garantire il massimo grado di innovazione non solo nel core business aziendale, ma anche nell’organizzazione interna, mediante l’adozione di nuove tecnologie e riorganizzando i processi amministrativi. In secondo luogo, l’obbligo di utilizzare le nuove modalità di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione, ha fornito l’ulteriore stimolo ad adottare nuove modalità di gestione.

I clienti di dimensioni maggiori non hanno avuto alcun problema e su circa 1.500 clienti, abbiamo registrato criticità solo su circa una trentina di questi, tutti di dimensioni molto piccole. In questo caso, le problematiche erano tutte dovute al ritardo tecnologico dell’infrastruttura di questi clienti e alla loro scarsa dimestichezza ad utilizzare le tecnologie informatiche. Parliamo però di micro realtà, nelle quali la soluzione ai problema è stata, nella maggior parte dei casi, una semplice formazione sulla gestione della posta elettronica.

Dall’introduzione del servizio di gestione e archiviazione elettronica di DDT e fatture, abbiamo considerevolmente ridotto i costi e aumentato la velocità di gestione della documentazione, che viene ora automaticamente archiviata e inviata in conservazione elettronica a norma, senza la necessità di stampare nemmeno un foglio di carta. Oggi non è più necessario stampare, preparare e inviare le circa 5.000 fatture emesse e i circa 6.000 DDT, con un risparmio di circa 7.000 euro solamente di bolli postali. In più abbiamo eliminato circa 80 faldoni all’anno, con un conseguente recupero anche di spazio interno agli uffici.

Da parte dei clienti, il dato più significativo è che tutti hanno accettato la ricezione elettronica dei documenti. Da parte dei dipendenti interni, non abbiamo incontrato nessuna resistenza ed anzi il personale amministrativo è pienamente soddisfatto di poter risparmiare tempo nella gestione della documentazione e anche il personale del magazzino ha accettato con favore la gestione elettronica dei DDT grazie all’introduzione della firma grafometrica posta su tavoletta grafica invece dell’uso del cartaceo.