Era inevitabile: con o senza pandemia, il mondo si dirige verso un cambiamento sempre più digitale e sostenibile. Privati ed aziende si sono visti scombinare i propri piani e hanno dovuto imparare ad “arrangiarsi” con i mezzi tecnologici a disposizione per poter portare avanti le loro attività. In un momento storico in cui lavorare in presenza non è più un diritto garantito, questioni come la digitalizzazione dei documenti e la possibilità di usare firme elettroniche diventano prioritarie. 

In particolare, il tema della firma elettronica diventa sempre più rilevante poiché, grazie ad essa, è possibile firmare documenti e contratti importanti da remoto, in totale sicurezza e velocità. 

In questo articolo andremo a valutare la loro utilità, le tipologie di firma elettronica esistenti e il perché prediligerne una piuttosto che un’altra. 

Dalla firma analogica a quella elettronica

Alla classica firma a mano, da sempre tutelata dalla legge, è sempre stato attribuito il massimo valore. Di per sé firmare a mano è anche un atto molto semplice: prendi una penna e firmi. L’inghippo arriva quando i documenti da firmare sono dozzine e, oltre al possibile spasmo muscolare provocato dalla penna, anche la firma potrebbe risentire di un calo di qualità a lunga andare.

Sicuramente, a livello di qualità di firma, la firma elettronica non ha di questi problemi. Le problematiche correlate sono più che altro collegate alla sicurezza: il documento digitale può essere perso, danneggiato o può incorrere a modificazioni, sia intenzionali che accidentali. 

Detta così, potreste pensare che la firma analogica tutto sommato rimanga la scelta migliore. Ma in realtà la firma in digitale, ormai tutelata anch’essa dalla legge, offre moltissimi benefici a chi ne usufruisce e la sicurezza del documento è garantita a seconda della tipologia di firma scelta. 

Inoltre, è bene ricordare che lo stato italiano è stato uno dei pionieri nell’ambito firma elettronica avendola regolata a livello legislativo molto prima rispetto agli altri stati dell’Unione Europea. La firma digitale esiste nel sistema legale italiano dal 10 Novembre 1997, data in cui il DPR 513 ha definito per la prima volta la validità e le caratteristiche tecniche della firma virtuale. Tuttavia, ad oggi, la firma elettronica semplice non è più l’unica soluzione. Andiamo a scoprirle. 

Che tipi di firma elettronica esistono?

L’evoluzione del contesto tecnologico e anche dello scenario legale europeo hanno spinto i legislatori italiani a considerare e regolare altri tipi di firme:

• La Firma Elettronica Semplice: è il tipo più basico di firma, spesso regolata da metodi di autenticazione semplici come la combinazione di username e password o dall’inserimento di un Pin, come con la soluzione OTP (One Time Password). Sebbene sia il tipo di firma più immediata, è anche quella più debole a livello di sicurezza in quanto non utilizza strumenti avanzati per garantire l’autenticità del documento.
• La Firma Elettronica Avanzata: questo tipo di firma è un upgrade rispetto alla mera firma elettronica semplice. Rispetto a quest’ultima, è previsto un momento di identificazione del firmatario precedente alla firma, garantendo così l’autenticità e integrità del documento sottoscritto. Di questa tipologia, fa parte la firma grafometrica. 
• La Firma Qualificata: a livello legale, in Italia, questa tipologia di solito coincide con la dicitura di firma digitale. La firma qualificata, rispetto alle prime due, è la firma più forte a livello di sicurezza in quanto prevede l’emissione di un certificato da parte di un’autorità che garantisce l’autenticità del documento e l’impossibilità di apportare modifiche dopo la firma. Solitamente la firma digitale è conseguita grazie a mezzi come token o smart card. 

Per informazioni più dettagliate su ogni tipo di firma elettronica, puoi leggere il nostro precedente articolo.

Quindi: quale firma scegliere?

La Firma Elettronica Semplice e la Firma Elettronica Avanzata sottostanno al principio della neutralità tecnologica, principio secondo il quale è meglio approcciarsi in modo flessibile ai diversi tipi di tecnologia esistenti, senza che uno possa prevalere necessariamente sull’altro.

Ciò vuol dire che questi due tipi di firma possono essere adattati alle proprie necessità grazie al supporto del provider della soluzione a patto che, ovviamente, i requisiti minimi richiesti dalla legge siano rispettati. Quindi se avete bisogno di molta flessibilità e prediligete un sistema facile da integrare e di semplice utilizzo per l’utente, una di queste due firme è sicuramente la migliore (tenendo conto della maggiore sicurezza offerta da quella avanzata). 

Se invece avete bisogno di un sistema altamente tutelato a livello legale e che possa garantire la massima sicurezza, la firma digitale è sicuramente l’opzione migliore in quanto rilascia un certificato di firma riconosciuto dall’autorità. La firma digitale è in alcuni casi addirittura obbligatoria come, per esempio, nel caso di firma di un contratto immobiliare. 

In generale, gli elementi da valutare nella scelta sono: 

• la presenza di specifiche linee guida obbligatorie per la firma di alcuni tipi di documenti o contratti.
• le caratteristiche specifiche dei documenti da firmare.
• le necessità e i bisogni dei clienti. 

Una cosa rimane sicura: implementare una soluzione di firma elettronica aumenta significativamente l’efficienza del processo di firma, riducendo al minimo le tempistiche e gli scambi di documentazione. Senza contare il beneficio aggiuntivo di compiere una scelta più sostenibile grazie alla riduzione dei documenti cartacei. 

Noi di Copying sosteniamo le aziende nel percorso verso la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti, restando sempre attenti al tema della sostenibilità. Offriamo anche varie soluzioni di firma elettronica tra cui la firma grafometrica e la firma otp. Siamo inoltre esperti nella gestione delle infrastrutture IT e nelle politiche di privacy e protezione dati, offrendo così alle aziende un servizio completo per la totale gestione del passaggio al digitale. 

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