La conservazione delle fatture elettroniche è diventato un tema di fondamentale interesse da parte delle imprese e dei possessori di Partita IVA, soprattutto dal 2014, quando è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e nel 2019, quando, dal 1° gennaio, l’obbligo della fatturazione elettronica è stato ampliato anche tra privati (B2B) e verso i consumatori (B2C).

Inoltre l’Agid, Agenzia per l’Italia Digitale, ha recentemente erogato le nuove linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti fiscali alle quali bisognerà adeguarsi a partire dal 1 gennaio 2022, di cui parleremo in questo articolo.

Cos’e la conservazione di una fattura elettronica? 

L’AGID (Agenzia per l’Italia digitale) definisce la conservazione elettronica o conservazione sostitutiva come:

“l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici” 

Lo scopo fondamentale della conservazione elettronica è quello di garantire che tutti i documenti mantengano nel tempo le seguenti caratteristiche:

• integrità​: garantisce che un documento rimanga inalterato, ovvero non subisca modifiche non autorizzate;
• autenticità​: garantisce che un documento sia esattamente ciò che dichiari di essere, senza avere subito alterazioni o modifiche successive;
• leggibilità​: garantisce la fruibilità del documento dall’emissione fino al termine del periodo di conservazione;
• affidabilità​: è il livello di fiducia che chi legge il documento ripone nel documento informatico;
• reperibilità​: garantisce che il documento sia reperibile in qualsiasi momento in modo integro, autentico, leggibile e affidabile, anche in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

Inoltre, la conservazione elettronica della fattura e di altri documenti ha dei vantaggi pratici: infatti, riduce sia i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione di documenti legali e fatture sia i tempi per la ricerca e la consultazione di tali documenti. Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia di:

• non perdere mai le fatture
• riuscire sempre a leggerle
• poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Come funziona il processo di conservazione della fattura elettronica nel 2022?

La conservazione di una fattura elettronica è un processo articolato, regolamentato dalla legge: CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, Capo III, artt. 40 e seguenti, che va oltre la semplice memorizzazione e archiviazione informatica del documento.  

Il processo di conservazione elettronica di una fattura o di un altro documento è la procedura informatica che conferisce valore legale alla documentazione elettronica e garantisce che tale valore si protragga nel tempo. Questa procedura permette oggi di equiparare la validità di un documento informatico a quella dell’originale cartaceo.

Per minimizzare il margine di errore nel completamento della procedura di conservazione,la legge ha specificato quali siano gli step da seguire per conservare in maniera adeguata le fatture elettroniche emesse verso i privati, le imprese e la Pubblica Amministrazione.

Possiamo riassumerli in 5 passaggi.

Emissione della fattura elettronica

Il primo passaggio riguarda l’emissione a regola d’arte del documento, che deve essere prodotto in formato XML. Questa sigla, che sta per eXtensible Markup Language, indica un linguaggio che consente di velocizzare il processo di contabilizzazione dei dati, di ridurre i costi e di limitare gli errori dovuti alla trascrizione manuale dei numeri.

Indicizzazione del documento

Alla fattura elettronica viene associato un insieme di dati (n° fattura, partita IVA del cliente, ecc.), che consentono di “indicizzare” il documento e di effettuare agilmente ricerche nell’archivio in futuro.

Con le nuove linee guide in atto dal 2022, il numero e la tipologia di metadati associati ai documenti saranno superiori e serviranno per indicizzare, identificare e ricercare i documenti inviati al sistema di conservazione digitale in caso di necessità o accertamenti.

Versamento del documento

È in questa fase che entra in gioco una figura chiave del processo di conservazione elettronica, cioè il responsabile della conservazione che, tra i vari compiti, ha anche quelli di definire caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione, di gestire il processo di conservazione e monitorarne la funzionalità.

In questa fase il produttore della fattura o di altro documento produce un pacchetto di versamento, che non è altro che un “contenitore” all’interno del quale sono racchiusi i file da porre in conservazione. 

È il responsabile della conservazione che si fa carico di controllare che i documenti abbiano i requisiti necessari per poter esser versati in conservazione, in conformità con le modalità previste dal manuale di conservazione e con i formati previsti dall’Allegato 2 al D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Archiviazione

Se i documenti superano la fase di controllo, il responsabile della conservazione genera il rapporto di versamento, con il quale dichiara di aver preso in carico i documenti e li archivia nel sistema di conservazione, modificando la natura del “contenitore” che diventerà un pacchetto di archiviazione.

Il pacchetto di archiviazione non è altro che un “contenitore” composto da uno o più pacchetti di versamento e da un indice di conservazione che contiene le informazioni relative al pacchetto di archiviazione. 

Durante la fase di archiviazione, ai documenti viene apposta la firma digitale qualificata dal Responsabile della Conservazione e la marcatura temporale.

Completato questo percorso, i pacchetti di fatture verranno conservati per 10 anni, secondo normativa. 

Di interessante nelle nuove linee guida del 2022 per la conservazione dei documenti digitali c'è anche l'obbligo di avere un vero e proprio Responsabile della Conservazione all'interno dell'azienda o delegato esternamente tramite servizi di terze parti. Notare bene: questa figura dovrà essere diversa dal Conservatore e avrà le sue competenze specifiche: 

• redigere, firmare e mettere in conservazione il Manuale Pdf della conservazione;

• controllare e vigilare sui processi svolti da parte del Conservatore;

• supervisionare e definire le risorse aziendali che operano sui vari documenti informatici inviati in conservazione.

Con l’entrata in vigore delle nuove norme, la figura del Responsabile della Conservazione Digitale avrà un ruolo di assoluta importanza diventando giuridicamente responsabile dei processi di conservazione digitale.

Chi riguarda la conservazione della fattura elettronica?

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

Nell’ambito della Legge di Bilancio 2018 e di ulteriori leggi successive, tuttavia, sono stati identificati una serie di soggetti che sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica.

Tra questi citiamo:

• imprese e lavoratori che operano nel regime di vantaggio;
• imprese e lavoratori che operano nel regime forfettario;
• le imprese che devono fatturare beni o servizi destinati a soggetti non residenti in Italia o extra-comunitari;
• piccoli produttori agricoli;
• medici, farmacisti e operatori sanitari per le operazioni già trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria;
• associazioni sportive dilettantistiche nel regime forfettario con ricavi fino a 65.000€ / anno.

È bene specificare che questi soggetti non sono obbligati dalla legge ad utilizzare la fatturazione elettronica, ma possono farlo secondo quanto previsto dalla normativa.

Come si conservano a norma le fatture elettroniche?

Per conservare a norma le fatture elettroniche (e altri documenti), è necessario affidarsi a soggetti accreditati come conservatori.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un sistema gratuito di conservazione dei documenti, ma si limita a farlo solo per le fatture, mentre la normativa sulla conservazione 

prevede che anche i registri e tutti i documenti relativi al ciclo attivo e passivo siano conservati elettronicamente. Inoltre, sul sito dell’Agenzia delle Entrate è espressamente detto che:

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet.

Il nostro servizio di fatturazione elettronica e di conservazione elettronica è stata scelta da molte imprese e professionisti che si sono trovati ad affrontare la trasformazione digitale.

La nostra mission è infatti quella di accompagnare le aziende e i professionisti del futuro verso il digitale, offrendo servizi, come quello di conservazione delle fatture elettroniche, sicuri e pienamente conformi alla normativa vigente.

Se hai bisogno di un partner di fiducia per la conservazione delle tue fatture elettroniche, contattaci! Un nostro consulente sarà a tua completa disposizione e risponderà ad ogni tua richiesta.