La conferma è arrivata, la conservazione digitale avrà degli importanti cambiamenti dal primo gennaio 2022. A rilasciare le nuove linee guida è stata l’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, e sarà necessario adeguarsi entro il 31 dicembre 2021. Questi cambiamenti da parte dall’agenzia sono nati dall’esigenza di regolamentare la natura e la funzione del sistema di conservazione, i ruoli e le funzioni dei soggetti coinvolti e infine per avere una descrizione dettagliata dell’intero processo di conservazione.

Fino a questo momento, le norme di riferimento sono esplicitate dal:

• Codice dell’amministrazione digitale, articolo 71.

• DPCM del 13 novembre 2014: regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.
• DPCM 3 dicembre 2013: regole tecniche in materia di sistema di conservazione.

Se non sai nello specifico cosa sia la conservazione digitale e quali possano essere i suoi vantaggi, prima di procedere, ti suggeriamo di dare una lettura al nostro approfondimento a riguardo.

Ora vediamo insieme nel dettaglio cosa cambia da gennaio 2022.

Conservazione digitale, i cambiamenti del ruolo del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione è la prima figura lavorativa coinvolta nelle nuove linee guide previste da gennaio 2022. In particolare viene specificato che questa figura dovrà essere identificata nell’organigramma delle pubbliche amministrazioni come responsabile o funzionario interno. Per questo motivo, sarà necessario nominare formalmente tale figura con le adeguate competenze legali, informatiche e archivistiche.

Nel caso di soggetti privati invece, il ruolo può anche essere svolto da un soggetto esterno. Deve però essere terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione digitale e dotato di appropriate conoscenze.

A prescindere che sia un soggetto esterno o interno, il responsabile della conservazione ha una particolare responsabilità civilistica. Quindi, si occupa dei processi di conservazione e sarà titolare del manuale della conservazione.

Pertanto, dall’anno prossimo non basterà nominare sulla carta un responsabile della conservazione. Quest’ultimo dovrà impegnarsi per garantire una serie precisa di attività di controllo.

Le attività devono servire a monitorare i processi di conservazione, anche se questi saranno poi svolti da un conservatore esterno.

Il responsabile della conservazione digitale andrà quindi a svolgere un ruolo di assoluta priorità. Diventerà responsabile giuridicamente dei processi di conservazione digitale.

Conservazione digitale e metadati

I metadati sono associati ai documenti che vengono conservati digitalmente. Con le nuove normative il loro numero subirà un notevole aumento. Il numero e la tipologia di metadati associati ai documenti sarà superiore e serviranno per indicizzare, identificare e ricercare i documenti inviati al sistema di conservazione digitale.

La maggior parte delle novità introdotte sui metadati impatterà i documenti prodotti dalle pubbliche amministrazioni, come ad esempio i dati di registrazione. Non si applicheranno, invece, ai documenti prodotti in ambito privatistico.

Noi di Copying sappiamo quanto la conservazione digitale sia un argomento difficile quanto importante da affrontare. Tutte queste novità introdotte dall’AgID sono tutte volte a migliorare questo mondo e fare in modo che i software gestionali delle realtà italiane possano godere di una semplificazione nello svolgimento delle proprie funzioni.

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