La fattura elettronica è diventata obbligatoria nel 2019 ed è stata introdotta dal Governo e dall’Agenzia delle Entrate, con l’obiettivo di tracciare i movimenti di denaro e contrastare gli illeciti legati all’evasione fiscale.

Oltre ad essere una soluzione obbligatoria, la fattura digitale, anche chiamata e-fattura, si è dimostrata fin da subito di rilevante importanza in un’ottica di affidabilità, sostenibilità e sicurezza.

Dal 1° gennaio 2021 sono state emesse nuove specifiche tecniche, che abbiamo  deciso di analizzare in un approfondimento dedicato.

Cosa si intende per conservazione di fatture elettroniche? 

La conservazione di fatture elettronica comprende un insieme di procedure informatiche che garantiscono nel tempo l’integrità e validità dei documenti emessi, archiviati e conservati digitalmente. In questo modo una e-fattura assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, aggiungendo importanti vantaggi in termini di tempo, spazio e costi.

Un professionista, società o impresa che si avvale della fatturazione elettronica e del processo di conservazione, deve apporre sul file la marca temporale (che identifica data e orario di creazione del file elettronico) e la firma digitale (per garantire la paternità di chi ha redatto la fattura). Se una fattura cartacea viene perfezionata con la consegna del documento, quando si ha a che fare con una fattura elettronica il perfezionamento avviene con la trasmissione del documento attraverso specifici processi informatici, che rendono il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario.

Caratteristiche del sistema di conservazione delle fatture elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche, come riferito dall’Agenzia delle Entrate, non fa semplicemente riferimento alla memorizzazione su PC del file, ma a un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

In questo senso, descriviamo nel dettaglio i punti più importanti:

• Durata della conservazione. La durata della conservazione delle fatture elettroniche, prevista dalla legislazione, è di almeno 10 anni.
• Requisiti di idoneità. Per essere valide, le fatture elettroniche conservate devono rispettare i seguenti requisiti: immodificabilità, integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità.
• Soggetti esonerati: La Legge di Bilancio 2018 identifica tra i soggetti esonerati dall’obbligo di fatturazione: le imprese e i lavoratori che operano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario, i piccoli imprenditori agricoli, medici, farmacisti e operatori sanitari per le operazioni già trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria, associazioni sportive dilettantistiche nel regime forfettario con ricavi fino a 65.000€/anno e imprese che devono fatturare beni o servizi destinati a soggetti non residenti in Italia o extra-comunitari.
• Processo di conservazione elettronica. Di solito, il processo di conservazione è fornito dagli operatori privati certificati e facilmente individuabili navigando su Internet. Tuttavia, anche l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli utenti un servizio gratuito per la conservazione delle fatture a norma di legge emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI): il servizio è accessibile tramite l’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
• Sanzioni per gli inadempienti. Chi non conserverà i file in maniera adeguata è sanzionabile come la mancata esibizione dei libri e delle scritture contabili o dei documenti fiscali. 

Se hai altre domande sul mondo della conservazione della fattura elettronica contattaci per ricevere una nostra consulenza gratuita.