La pandemia e le necessità di distanziamento ci hanno messo nelle condizioni di sperimentare nuove modalità di lavoro. 

Abbiamo già indagato, attraverso un precedente articolo, la situazione dello smart working oggi: la maggior parte delle aziende ha scelto di mantenere, al di là dello stato di emergenza, il lavoro agile e di adottare processi digitali che consentano di portare avanti la propria attività da remoto, senza necessariamente doversi recare in ufficio e svolgere riunioni in presenza.

Oggi, dunque, l’interazione con i colleghi o i clienti o i fornitori è quasi completamente virtuale, con un forte impatto sulla comunicazione. Studi dimostrano che il livello di attenzione medio dell’interlocutore è minore quando è mediato attraverso uno schermo, perché il cervello funziona in maniera diversa in questa modalità di relazione.

Nel workshop gratuito che terremo il 26 aprile in sede da noi a Caronno Pertusella (VA) (link per iscriversi) affronteremo proprio il tema dell’importanza dell’approccio comunicativo nelle interazioni virtuali, indagando modalità pratiche di coinvolgimento dei partecipanti al di là dello schermo.

Le riunioni in smart working: come gestirle in maniera efficace?

Il lockdown di 2 anni fa ci ha costretti a ripensare il nostro modo di lavorare. Se prima eravamo abituati ad organizzare riunioni e incontri solo in presenza, magari macinando km per raggiungere il nostro interlocutore, ora videocall e webinar sono diventate la normalità. Ma siamo certi di saperle gestire al meglio?

Siamo tutti in grado di utilizzare strumenti come Zoom, Teams o Google Meet. Sappiamo creare un meeting, condividere o schermo, usare la chat, alzare la mano per candidarci a fare una domanda; sappiamo togliere e rimettere l’audio, cambiare lo sfondo e impostare al meglio la nostra webcam. Ma sappiamo davvero gestire riunioni virtuali efficaci?

In attesa di scoprire durante il workshop di Sartorie del 26 aprile (link) qualche trucchetto per rendere gli incontri da remoto più ingaggianti, interattivi e funzionali, diamo qualche semplice spunto su cui riflettere.

Scegli la tecnologia giusta

Partiamo dalle basi: 

• Connessione internet: è importante che sia veloce e stabile, per evitare cadute di linea e continue interruzioni che renderebbero complicata l’interazione;
• Qualità audio: un’acustica scadente in una chiamata in conferenza può compromettere l’efficacia della riunione. Auricolari e microfono a cancellazione del rumore sono un ottimo strumento per rendere più comprensibile la conversazione, anche da remoto;
• Qualità video: poter vedere bene gli altri in video, senza interruzioni, aiuta a rendere maggiormente fluida l’interazione e a mantenere una comunicazione continua e in tempo reale.

Video on, audio off

Potersi vedere reciprocamente (e non solo ascoltare) è indispensabile per il coinvolgimento e l’interazione. Espressioni facciali e gesti sono elementi della comunicazione non-verbale a cui è importante dedicare attenzione se si vuole entrare in relazione con il nostro interlocutore. Inoltre, spesso le persone che partecipano a riunioni virtuali tendono a sentirsi più “de-responsabilizzate” rispetto agli obiettivi dell’incontro, si sentono meno coinvolte e più legittimate al multitasking. Per questo motivo, è importante incoraggiarle a condividere la loro webcam, in modo da sentirsi più coinvolte e consapevoli. 

Ordine del giorno, anche in remoto

Oltre ad attivare la webcam, ciò che può aiutare le persone a concentrarsi su ciò che deve essere portato a termine nella riunione a distanza è un ordine del giorno ben articolato, con obiettivi chiari e condiviso nella fase iniziale dell’incontro.

Rompere il ghiaccio

Ancora prima di parlare dell’ordine del giorno, può essere utile proporre un’attività di ice breaking, ovvero una tecnica di facilitazione che aiuti tutti a parlare e a far decollare l’incontro virtuale in maniera simpatica. Infatti, le persone che si sentono in un ambiente “protetto” e con un clima disteso condividono più facilmente le proprie opinioni,  favorendo la produttività dell’incontro.  

Qualche esempio?

 

Per un’attività rompighiaccio analogica, puoi chiedere ai partecipanti di fare un disegno che li rappresenti, o di re-inventare il loro biglietto da visita: dai così modo alle persone di parlare di loro e del proprio ruolo in maniera divertente e informale. Oppure, se i soggetti si conoscono già, chiedi di mostrare un oggetto che li rappresenti: sarà un modo per avvicinare le persone dando loro modo di mostrare qualcosa di sé e della propria casa o del proprio ufficio.

Ti senti più digitale? 

 

Ci sono tool che permettono di offrire ai partecipanti una selezione di immagini divertenti che possono essere votate. Ad esempio, puoi chiedere alle persone di scegliere l’immagine che più si avvicina al loro stato d’animo del momento: una volta deciso se ci si sente più come Rambo, la Regina Elisabetta che sorseggia un tè o un soufflè sgonfiato, è possibile vedere i risultati del voto in un grafico e commentarli insieme.

 

Pensare visivamente

La partecipazione virtuale può essere un limite nelle situazioni in cui serve stimolare la creatività. Per questo motivo, è fondamentale mantenere viva l’interazione fornendo occasioni di confronto e stimolo.

Esistono delle piattaforme, come Mural ad esempio, che permettono di facilitare gruppi di lavoro che devono validare idee, creare o migliorare nuovi progetti o prodotti, dando la possibilità di condividere i contenuti in modo visivo, proprio come se fossero tutti nella stessa stanza attorno ad una lavagna.

Condividere contenuti

È importante che il materiale attinente la riunioni e/o il progetto su cui verte l’incontro sia a disposizione di tutti i partecipanti. Per questo, grazie a piattaforme come Teams e Trello è possibile avere un luogo online dove tenere tutti i contenuti relativi al progetto.

Avere un facilitatore

Facilitare un incontro significa accompagnare le persone a lavorare insieme in modo strutturato, creando un ambiente in cui le idee possano fluire con naturalezza e le decisioni possano essere prese con facilità.

Si tratta di una cosa molto complessa, soprattutto se occorre risolvere dei problemi e se il gruppo lavora in remoto.  Per questo, nel caso di incontri a distanza come team building, retrospettive, sessioni formative è fondamentale che il facilitatore sia preparato.

Sartorie Digitali per saperne di più.

Abbiamo dato giusto qualche spunto rispetto a quelle che possono essere delle best practice per rendere più coinvolgenti e funzionali delle riunioni o degli incontri da remoto. 

 

Per questo motivo, insieme a Paola Ferrario di Top Active, facilitatrice e formatrice esperienziale, abbiamo unito le forze nel progetto Sartorie Digitali: il prossimo workshop, di cui Paola sarà relatrice insieme a Laura Zulian Visual Thinker e Digital Trainer Designer, si terrà martedì 26 aprile nella nostra sede in via Saronno 165 a Caronno Pertusella (VA).

 

Se sei interessato, clicca qui per iscriverti e ricevere tutti i dettagli in merito.