Avrete molto probabilmente sentito parlare della firma digitale, ma è altrettanto probabile che l’abbiate confusa con la scansione della firma autografa, quando in realtà si tratta di due cose ben distinte, dal momento che solo la prima rappresenta la procedura elettronica basata su un sistema di validazione certificata che permette di classificare un documento come autentico ed integro, e quindi l’unica tra le due che abbia piena validità legale.

La Firma Digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata.

A cosa servono?

Il titolare tramite la sua chiave privata manifesta la provenienza dei documenti informatici che produce e invia, e il destinatario tramite la chiave pubblica, verificare tale provenienza e si accerta dell'integrità della documentazione ricevuta.

Ogni qualvolta ci si affida ad un’azienda che si occupa di affiancare piccole medie e grandi realtà imprenditoriali fornendo loro competenze e tecnologie a supporto della gestione documentale, dal trattamento del documento cartaceo alla gestione dei processi digitali, così come fa Copying Srl ormai da 35 anni, bisognerebbe appurare che il kit di Firma Digitale fornito abbia al suo interno:

• il CERTIFICATO DI SOTTOSCRIZIONE, rilasciato dall’Autorità di Certificazione, nel quale è presente la chiave privata del firmatario, oltre ad una serie di altre informazioni tra cui il Certificatore che lo ha emesso, il periodo di tempo in cui il certificato può essere utilizzato, ecc.
• il CERTIFICATO DI AUTENTICAZIONE CNS che permette al titolare di accedere e consultare i servizi online offerti dalla Pubblica Amministrazione, autenticandosi, verificando vari servizi (tra cui le proprie dichiarazioni dei redditi, le visure catastali, i bilanci della propria attività, etc.), effettuando operazioni come la gestione dei collaboratori domestici o la registrazione dei contratto di locazione (evitando le lunghe file agli sportelli che queste incombenze richiedono quando vengono effettuate al di fuori dei circuiti telematici).

Comodità, celerità e sicurezza: sono queste le finalità ottenute tramite la firma digitale sia dai privati che dai titolari di azienda, oltreché da alcune categorie professionali, come Consulenti del Lavoro, Dottori Commercialisti, Avvocati, Geometri, Architetti e altri, per i quali essa rappresenta uno strumento necessario per scambiare documenti con le PA o per autenticarsi durante le operazioni telematiche.

Ma, in sostanza, quali sono i dispositivi che consentono di apporre una firma digitale?

Da un punto di vista pratico non sono molte le dotazioni di cui bisogna disporre, giacché bastano:

• una smart card o dispositivo USB con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (tra questi: ACTALIS S.p.A., Aruba Posta Elettronica Certificata S.p.A., Banca d'Italia, Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, Consiglio Nazionale del Notariato, Intesa Sanpaolo S.p.A., Lottomatica S.p.A., Poste Italiane S.p.A., Telecom Italia Trust Technologies S.r.l., etc.)
• lettore di smart card(acquistabile anche presso la Camera di commercio)
• software di firma digitale (Dike e File Protector sono i più apprezzati tra quelli scaricabili gratuitamente).

A questi si aggiunge la tecnologia più recente, che si sta rapidamente diffondendo, quella della Firma Remota, che consente di siglare digitalmente i documenti in modo rapido e sicuro, ovunque e senza bisogno di dispositivi, dal momento che basta il cellulare!

Il servizio di Firma Remota garantisce:

• sicurezza, perché prevede l'utilizzo di password temporanee (OTP) inviate via SMS
• praticità, perché è sufficiente installare il software di firma digitale Dike
• mobilità, perché è utilizzabile anche su iPade iPhone.

Più comodo di così!