Sempre più di frequente si utilizzano in ambito aziendale termini come firma elettronica e firma digitale, come se fossero sinonimi.

In realtà, firma elettronica e firma digitale fanno riferimento a due sottoscrizioni informatiche differenti, sia a livello giuridico che tecnico.

Per questo motivo vogliamo fare chiarezza e definire con precisione cosa si intenda per:

• firma elettronica, firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata
• firma digitale

Firma elettronica: quante tipologie esistono?

Il Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS) ha definito tre tipologie di firma elettronica, ciascuna con caratteristiche e livelli di sicurezza diversi.

1. Firma elettronica semplice

È la tipologia di sottoscrizione informatica più comune e basilare, ma anche la meno sicura. Non utilizza strumenti in grado di garantire l’autenticità e l’integrità del documento firmato.

Secondo il Regolamento eIDAS, la firma elettronica è "l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica a dati elettronici utilizzati come metodo di autenticazione informatica".

Un esempio pratico è un’email ordinaria o un login effettuato tramite username e password. Tuttavia, il valore probatorio del documento firmato è stabilito caso per caso dal giudice, basandosi su criteri di sicurezza e integrità.

2. Firma elettronica avanzata (FEA)

Rispetto alla firma elettronica semplice, la FEA garantisce una connessione univoca al firmatario e assicura che il documento firmato non possa essere modificato dopo l'apposizione della firma.

Una delle tecnologie più comuni utilizzate per la FEA è la firma grafometrica, spesso implementata su tablet in ambiti bancari e assicurativi.

Le caratteristiche principali della FEA sono:

• Identificazione certa del firmatario.
• Protezione contro alterazioni del documento dopo la firma.

3. Firma elettronica qualificata (FEQ)

La firma elettronica qualificata è il massimo livello di sicurezza previsto dal Regolamento eIDAS. È equiparata alla firma autografa, grazie all’uso di certificati qualificati e dispositivi sicuri come smart card o token USB.

Il Regolamento eIDAS 2.0, approvato nel 2021 e tuttora in vigore, introduce nuove specifiche, come la certificazione obbligatoria per i dispositivi di firma e il rafforzamento delle misure di sicurezza transfrontaliere. 

Viene definita precisamente dall’ art. 12 eIDAS come “La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica”.

Firma digitale: cos’è rispetto alla firma elettronica?

Mentre la firma elettronica è un principio giuridico generale, la firma digitale rappresenta una tipologia specifica di firma elettronica avanzata, caratterizzata da elevati standard di sicurezza e conformità normativa.

La firma digitale è prevista in Italia ed è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in armonia con il Regolamento UE eIDAS.

Secondo l’art. 1 del CAD, la firma digitale è definita come:

"Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici".

Questa tecnologia si basa sulla crittografia a chiavi asimmetriche, che garantisce:

• Autenticità: identificazione sicura del firmatario.
• Integrità: protezione contro modifiche successive al documento firmato.
• Non ripudio: impossibilità per il firmatario di negare la firma.

Oggi i dispositivi più utilizzati per apporre una firma digitale sono token USB, smart card e strumenti basati su cloud, che offrono maggiore flessibilità e conformità ai requisiti del Regolamento eIDAS 2.0. Inoltre, le piattaforme cloud certificate permettono di firmare documenti digitali da qualsiasi dispositivo connesso, semplificando ulteriormente i processi aziendali.

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Quanto sono importanti in azienda le firme digitali?

Le firme elettroniche avanzate e qualificate hanno lo stesso valore legale di una firma autografa e sono essenziali in molti contesti aziendali, tra cui:

• Sottoscrizione di contratti;
• Approvazione di documenti fiscali;
• Gestione documentale dematerializzata.

Vantaggi per le aziende:

• Velocità: si riducono i tempi operativi grazie alla digitalizzazione.
• Risparmio economico: meno costi per stampa, spedizione e archiviazione fisica.
• Sostenibilità: diminuisce l’uso di carta, contribuendo a ridurre l’impatto ambientale.

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