La firma grafometrica e OTP (One Time Password) sono delle soluzioni digitali che consentono di firmare i documenti online in totale sicurezza e a distanza. 

Questo aspetto si rivela molto importante soprattutto in questo periodo, dove si parla spesso di distanziamento sociale.

Esistono molteplici soluzioni di firma, che rispondono a necessità differenti e che hanno uno specifico valore legale.

Le nostre soluzioni di firma si integrano perfettamente con i processi documentali, approvativi e organizzativi delle diverse strutture aziendali. E sono legalmente vincolanti tanto quanto una normale firma. 

Vediamo nel dettaglio le differenza tra firma grafometrica e OTP e i dispositivi sui quali è possibile apporle.

Firma grafometrica: cos’è, come funziona e a cosa serve

Cos’è la firma grafometrica?

Se volessimo dare una definizione esaustiva, potremmo dire che la firma grafometrica è una particolare tipologia di firma elettronica avanzata olografa, cioè realizzata a mano dal sottoscrittore.

La firma grafometrica funziona grazie a una particolare penna digitale, che il sottoscrittore utilizza per apporre la firma digitale sullo schermo di un dispositivo, come ad esempio un tablet o una tavoletta elettronica.

La firma grafometrica rappresenta la versione digitale della firma manuale.

Essa, infatti, cattura, attraverso dei software specifici, una serie di dati biometrici che rendono il tratto di penna distintivo e la firma digitale irriproducibile e unica.

Una soluzione comoda e veloce che dimostra come la digitalizzazione dei processi possa agevolare e velocizzare molte procedure aziendali in settori differenti tra loro.

Valore legale della firma grafometrica

La firma grafometrica ha la stessa validità legale della firma autografata.

La firma grafometrica, per essere validata, segue un determinato processo, che prevede:

• l’identificazione del firmatario del documento;
• la connessione univoca tra firma e firmatario;
• il controllo esclusivo da parte del firmatario sul sistema di firma;
• la verifica che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.

L’iter di validazione della firma grafometrica fa di essa una tipologia di firma elettronica avanzata che consente di:

• ridurre i rischi di clonazione della firma;
• mantenere i dati in totale sicurezza;
• garantire l’integrità del documento firmato. 

I vantaggi della firma grafometrica

Proprio come una normale firma tradizionale, la firma grafometrica può essere utilizzata per siglare qualsiasi documento digitale con piena valenza legale (ad eccezione della compravendita di un immobile).

La firma grafometrica apporta numerosi vantaggi.

Riduci i tempi di approvazione delle pratiche

Apporre una firma grafometrica da remoto e a distanza semplifica e velocizza una transazione.  Basti pensare al fatto di non doversi più spostare per far firmare un contratto o un documento. Questo rappresenta uno dei principali vantaggi della firma grafometrica in termini di tempo risparmiato in piena legalità.

Hai zero costi di stampa e di gestione

I processi rimangono digitali fino alla fine. Grazie alla firma elettronica un documento nato in digitale rimane in digitale, senza la necessità di stampare.

Quindi, firmare un documento in digitale comporta:

• uno snellimento e una semplificazione di molte procedure aziendali;
• un concreto risparmio di carta, agevolando il processo di dematerializzazione dei documenti.

Semplificando, possiamo dire che se i processi diventano al 100% digitali, c’è un duplice risparmio di tempo ed economico.

Accedi ai documenti firmati anche da remoto

Ovunque tu sia, puoi avere accesso ad un archivio digitale. In questo modo puoi trovare velocemente e da remoto tutti i tuoi documenti firmati.

Hai la garanzia di contenuti inalterabili

Chi ti assicura che la data apposta su un documento cartaceo firmato sia reale? 

La firma elettronica avanzata certifica l'assoluta inalterabilità del documento.

Monitori il processo di firma dei documenti

Con il processo di digitalizzazione delle firme, monitori le risposte, ricevi notifiche via e-mail e invii promemoria ovunque ti trovi. 

Inoltre, puoi controllare chi ha operato su un file e quando, oppure dove il flusso si è fermato. 

Semplifichi i flussi di lavoro

La firma digitale contribuisce in modo considerevole alla semplificazione del workflow documentale, che tramite automazione attribuisce a ciascun utente una serie di funzionalità, assicurandosi che venga rispettato ogni passaggio e riducendo significativamente il margine di errore.

Conosciamo bene i vantaggi dell’introduzione della firma grafometrica e le nostre soluzioni di acquisizione della firma includono anche dei dispositivi specifici per ogni esigenza, come:

 

• sign pad: un dispositivo affidabile e all'avanguardia per l'acquisizione della firma elettronica sul posto;

 

• display interattivi: per scrivere, disegnare o firmare direttamente sullo schermo;

• penne digitali: per l’acquisizione di firme grafometriche sui dispositivi mobili.

 

 

Firma elettronica avanzata OTP

La firma elettronica avanzata OTP (One Time Password) si basa su password temporanee che scadono alcuni secondi dopo essere state generate, e consente al cliente di apporre la propria firma su documenti elettronici tramite il proprio cellulare.

Quali sono i principali vantaggi della firma elettronica avanzata OTP?

La firma elettronica avanzata OTP ha diversi vantaggi, primo fra tutti elimina i rischi relativi all’utilizzo delle password statiche.

Altri vantaggi della firma elettronica avanzata OTP sono:

 

• sicurezza: le password temporanee non sono vulnerabili agli attacchi con replica;

 

• facilità: l'autenticazione avviene tramite un semplice SMS;

• economicità: non richiede l’acquisto di nessun hardware.

 

 

Quali documenti posso firmare con la firma grafometrica?

La firma grafometrica ha diversi ambiti e settori di applicazione; questo fa sì che possa essere utilizzata per firmare in digitale svariati documenti.

Documenti direzione aziendale

• azioni del consiglio direttivo;
• comunicazioni aziendali;
• relazioni pubbliche;
•  relazioni degli investitori.

Documenti Risorse Umane

• documenti dei dipendenti in azienda (contratti, assunzioni, licenziamenti);
• registro presenze dipendenti;
• formazione dei dipendenti.

Documenti Legali

• contratti
• accordi
• ordini
• deleghe
• mandati

Contabilità

• fatture
• affitti,
• richieste di rimborsi spese
• DDT
• tasse
• registri contabili
• libri
• giornali
• richieste di acquisto

Appalti

• documenti di acquisto
• contratti
• subappalti

Documenti vendite e produzione

• proposte di vendita
• contratti con i clienti
• report 
• istruzioni di produzione

Certificazione qualità

• documenti per il controllo della qualità (QC)
• certificazioni
• documenti per la formazione
• procedure di prova
• visite ispettive sul campo
• manutenzione
• rapporti di taratura

Documenti tecnici

• disegni
• piante
• relazioni tecniche
• preventivi
• computi
• piani operativi

Sanità

• informativa privacy
• consenso trattamento dati
• report medici
• documentazione clinica
• report di laboratorio
• certificati di analisi

Banche e Assicurazioni

• mutui
• fidejussioni
• gestione investimenti
• contabili di filiale

Qualsiasi sia il settore della tua azienda, la firma grafometrica è la soluzione online perfetta per digitalizzare tutti i processi e per risparmiare tempo e denaro.

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