Wikipedia lo definisce Document Management System, noi lo chiamiamo sistema di gestione documentale. Ovvero, l’insieme di soluzioni software che consentono alle aziende di gestire e organizzare, anche a distanza, i flussi di dati e di documenti utili per la propria attività.

I software di gestione documentale consentono l’ottimizzazione e la velocizzazione di tutti i flussi di lavoro, portando di conseguenza a un incremento della produttività generale dell’azienda.

Come funzionano i software per la gestione documentale

Oggi il mercato offre diverse soluzioni per quanto riguarda i software di gestione documentale. Per un’azienda, quindi, prima di scegliere un software di gestione documentale specifico, è fondamentale analizzare le proprie esigenze di business e poi affidarsi a un partner esperto per avere la sicurezza di fare la scelta più giusta per i propri obiettivi.

Esistono, per fare qualche esempio, diverse tipologie di software:

• Soluzioni basic, che hanno per l’appunto funzionalità di base per la ricerca e l'archiviazione dei documenti;
• Soluzioni più avanzate, che integrano la conservazione sostitutiva o digitale

Molti dei software di gestione documentale oggi disponibili sul mercato sono implementati grazie al cloud, ma esistono anche soluzioni on-premise, cioè sistemi di gestione documentale che si installano direttamente a casa dell’utente; o ancora soluzioni ibride.

Tutti i vantaggi di un software di gestione documentale

A livello aziendale, un software di gestione documentale ha molteplici vantaggi.

Le aziende, come Copying, che offrono servizi gestione dei documenti aziendali e che hanno a cuore il tema della trasformazione digitale, hanno ideato delle soluzioni ampiamente scalabili che si adattano ad aziende di ogni dimensione e che sono molto facili da utilizzare, grazie a interfacce web semplici e intuitive. Quindi facilmente utilizzabili anche dai non professionisti.

Inoltre, i software di gestione documentale possono interagire e dialogare con altri software già utilizzati in azienda e consentono di accedere ai dati e alle informazioni necessarie da qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet, desktop.

Questo è estremamente importante soprattutto in vista di un sempre maggiore approccio allo smart working.

Queste caratteristiche, insieme ad altre proprie dei software di gestione documentale, innescano nuovi vantaggi per le aziende, riassumibili in: 

• una riduzione della carta stampata e conseguente rispetto dell’ambiente;
• riduzione degli spazi di archiviazione;
• riduzione dei costi di gestione
• maggiore snellimento dei processi interni;
• riservatezza delle informazioni
• reperibilità delle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo con una connessione internet.

Vantaggi complessivi di gestione

La Gestione Documentale o Document Management System (DMS) aiuta le aziende a centralizzare tutte le informazioni, i dati e i documenti, gestendo ogni fase: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.

Favorisce una ricerca e condivisione più immediata dei documenti e ottimizza le modalità di comunicazione e d’interazione.

Questo facilita e rende più fluido il passaggio delle informazioni e dà valore complessivo all’azienda in sé. 

Come accennato prima, oltre a questo vantaggio, c’è anche da considerare il fatto che un software di gestione documentale garantisce l’accessibilità ai documenti a qualsiasi utente, da qualsiasi dispositivo. 

Contratti, moduli da presentare ai clienti e ai fornitori, manuali e istruzioni procedurali sono immediatamente disponibili e a portata di click in tutti i luoghi e in qualsiasi momento sostenendo tra l’altro lo Smart Working. 

Se un’azienda, poi, decide di introdurre soluzioni di firma grafometrica e firma digitale da remoto, si avrà anche un vantaggio in termini di snellimento dei processi approvativi di tali documenti, eliminando sia i costi della carta che i passaggi di persona che spesso rallentano gli iter e non consentono la finalizzazione di una vendita.

Il significato reale di un sistema di gestione documentale

A ben vedere, dunque un DMS è un passaggio chiave che determina non solo il livello di digitalizzazione di un’azienda, ma consente anche di capire quale sia l’andamento effettivo del business e se ci siano delle falle organizzative e gestionali da colmare.

Il significato quindi di un sistema di gestione documentale è legato alle gestione complessiva dei flussi di un’azienda.

Infatti, non bisogna dimenticare che i flussi documentali e la loro gestione rappresentano solo una parte dei sistemi gestionali di un’azienda, i quali possono e devono interagire tra loro per guidare l’azienda verso un cambiamento reale e di qualità.

Solo grazie a questi meccanismi e alla comunicazione tra tutti i software e tutti i team aziendali è possibile automatizzare tutti i workflow rendendoli efficienti e trasparenti.

Se desideri comprendere in profondità i vantaggi di un software di gestione documentale per un’azienda, ti invitiamo al nostro workshop. Sarà ovviamente online, per la sicurezza di tutti, e si terrà il 16 dicembre. Qui puoi trovare tutte le informazioni.