Il rilevante aumento di lavoro a distanza nel 2020, dovuto all’emergenza sanitaria Covid-19, ha messo in evidenza la necessità di ricercare soluzioni per la gestione e archiviazioni dei documenti.

Infatti, negli ultimi anni, per le aziende è diventato fondamentale, in termini di efficienza e produttività, gestire, archiviare, strutturare e diffondere queste informazioni con soluzioni digitali.

Questo ha portato a una forte impennata del processo di digitalizzazione delle aziende, portando principalmente a 3 vantaggi:

• Meno spreco di carta e di tempo

La gestione documentale digitale permette di non dover fare uso dei documenti in forma cartacea. Tutto è organizzato e archiviato in sicurezza, con la possibilità di reperire tutto il necessario in poco tempo e in maniera intuitiva. 

Una soluzione per il tuo tempo e per il tuo Pianeta.

• Abbattimento dei costi

Non stampare significa non spendere soldi in costosi toner/ inchiostri. 

• Ottimizzazione delle risorse

Avere un’archiviazione intuitiva e facile da consultare permette di dare alle risorse tempo per dedicarsi ad altro e ottimizzare al massimo le proprie risorse all’interno dell’azienda.

I documenti e loro relative informazioni dunque, sono diventati un asset fondamentale per ogni realtà aziendale.

Salvaguardare la loro integrità non è una cosa scontata, anzi. 

Con la costituzione dell’Agenda Digitale nel 2012, sono state emanate una serie di normative con il fine di regolare la gestione documentale digitale in tutti i suoi aspetti.

Tutte le legislazioni e informazioni, le puoi trovare in questo nostro approfondimento.

Le virtù della gestione documentale

La gestione documentale digitale, quindi, può essere quasi definita come un trend.

Un trend positivo per le aziende e per l’ambiente, permettendo alle risorse di:

• Accedere alle informazioni ovunque e in qualsiasi momento

I lavoratori, con lo smartworking sempre più presente, hanno bisogno di accedere ai file aziendali a casa come in ufficio. La strategia di lavoro ideale è avere una piattaforma web di gestione di documenti digitali, accessibile da qualsiasi device.

• Migliorare la reperibilità delle informazioni grazie a centralizzazione e ricerca avanzata

Oltre il 60% dei lavoratori ha bisogno di accedere ad almeno quattro sistemi. I dipendenti non dovrebbero essere costretti a passare da un’applicazione all’altra, da un programma all’altro e da un sistema all’altro per trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Ecco perché serve un sistema di gestione documentale.

È possibile, inoltre, effettuare ricerche su tutti i campi profilo del documento, su allegati ed annotazioni, sui dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno del documento stesso.

• Avere un’interfaccia utente amichevole e attraente

Gli utenti, ora più che mai, si aspettano interfacce dinamiche nel business, proprio come nella vita personale.

Permettere di personalizzare l’interfaccia di lavoro significa non solo avere un approccio positivo, ma essere accattivanti e smart anche con il tipo di piattaforma utilizzata.

Noi di Copying sappiamo quanto è importante l’integrità e la salvaguardia del documento. 

Le nostre soluzioni partono dall’ascolto, per poter garantire e proporre soluzioni su misura al nostro cliente, ogni giorno.

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