Le aziende iniziano ad affrontare la propria gestione documentale con una marcia in più, tutta digitale. 

La gestione documentale in un’azienda è da sempre molto importante. Non solo perché è indispensabile per rispettare tutti quegli obblighi previsti dalla legge, ma anche perché risulta essere fondamentale per avere una tracciabilità delle operazioni che vengono svolte, con la possibilità di avere un unico "contenitore" di tutti i documenti relativi ai processi aziendali.

In passato questa catalogazione avveniva per via cartacea. Questo implicava la necessità di adibire spazi molto ampi per potervi destinare tutti i documenti e catalogarli. Spazi che, grazie all’avvento della digitalizzazione, le aziende hanno potuto sfruttare in maniera diversa e ridurre notevolmente la mole di lavoro, ma non solo.

Anche l’emergenza sanitaria Covid-19 ha permesso alle realtà di consapevolizzarsi e capire l’importanza del digitale all’interno del proprio ambiente. In un nostro articolo approfondiamo l’argomento, parlando di quali sono le tecnologie e quali dovrebbero adottare le aziende italiane nella loro crescita digitale. 

Quali sono i vantaggi di una gestione documentale digitale?

I vantaggi sono molteplici:

• Documenti sempre a portata di click. La digitalizzazione permette ad ogni azienda di avere tutti i documenti sempre a portata di click, in modo semplice, sicuro e rapido. 
• Riduzione delle tempistiche di lavoro. Le attività arrivano direttamente sulla "scrivania elettronica" di chi deve svolgerle. 
• Riduzione dei margini di errore. L’utente viene guidato passo per passo in ogni fase del processo, riducendo drasticamente la possibilità di sbagliare qualcosa lungo il percorso.
• Aumento dell'efficienza. Grazie alla possibilità di monitorare e misurare le prestazioni di ogni processo, è possibile identificare eventuali aree di inefficienza e colli di bottiglia.
• Maggior sicurezza nella gestione delle informazioni.
• Abbassamento dei costi di gestione. Basti pensare ai costi relativi alla gestione degli spazi dedicati all’archivio e ai costi cosiddetti “nascosti”, legati ai tempi di ricerca, consultazione e gestione dei documenti cartacei.

Noi di Copying ci impegniamo per raggiungere i risultati migliori e ottimali fornendo alle aziende soluzioni su misura, personalizzate in base alle necessità e alle loro abitudini.

Inoltre, presentiamo delle piattaforme create appositamente per la gestione documentale che sono semplici e intuitive. Infatti, vengono adattate in base alle necessità delle imprese attraverso un'interfaccia modificabile e personalizzabile.

Tutto ciò si traduce in un concreto risparmio di tempo, denaro e utilizzo di carta, conferendo all'impresa anche una maggiore vocazione verso la nostra idea di sostenibilità ambientale.

Gestire il lavoro con un sistema di gestione documentale

Le piattaforme di gestione documentale che proponiamo sono molto semplici da utilizzare e assicurano di poter essere impiegate sia dall'ufficio che da remoto: un aspetto utilissimo per le aziende che lavorano anche in smart-working.

Una soluzione di questo genere rappresenta la scelta ideale per tutte quelle imprese appartenenti a settori tra loro molto differenti, come ad esempio le industrie, le utilities che hanno la necessità di gestire le documentazioni dei vari cantieri, il retail, la sanità, il settore dei trasporti e molto altro ancora. Scegliere un sistema di gestione documentale di comprovata qualità permette di incrementare la produttività e l'efficienza in ogni ambito. Il tutto senza più avere la necessità di destinare all'archiviazione ampi spazi e faldoni da gestire.

Per questo è importante affidarsi ad operatori certificati e a consulenti in grado di garantire il giusto supporto per la gestione documentale.

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