Poiché in questo nostro contributo vogliamo approfondire la questione della fatturazione elettronica, ci soffermeremo innanzitutto sulla normativa concernente la fatturazione elettronica, l’obbligo di fatturazione elettronica nelle comunicazioni con la pa (pubblica amministrazione), i termini di entrata in vigore della fatturazione elettronica, e le caratteristiche della fattura elettronica da trasmettere al governo.

Dunque, alla domanda se sia possibile per il singolo professionista o l’azienda privata colloquiare e scambiare documenti fiscali con la P.A. (intesa come l’insieme di tutti gli enti e i soggetti inclusi dall'ISTAT nell'elenco aggiornato annualmente e pubblicato nella Gazzetta ufficiale della Repubblica italiana entro il 30 settembre di ogni anno, le Autorità indipendenti, e le amministrazioni autonome) tramite posta elettronica, la risposta è sì, a patto però che si adoperi la fatturazione elettronica, il cui quadro normativo è piuttosto ampio e variegato, comprendendo:

• Legge numero 244 del 24 dicembre 2007: si tratta della norma che istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, che decreta che le fatture in forma cartacea non possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione, né è possibile procedere al relativo pagamento, dal momento che la trasmissione delle fatture deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI)
• Decreto 7 marzo 2008: si tratta del primo decreto attuativo della Legge 244 del 2007 e individua nell’Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI), ne definisce i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI
• Decreto 3 aprile 2013: rappresenta il regolamento che definisce il processo di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il SdI
• Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66: anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per le amministrazioni centrali e locali
• Direttiva comunitaria 45 del 2010: detta una serie di indicazioni e misure di semplificazione circa le modalità di emissione, gestione e conservazione della fattura elettronica
• Direttiva 2006/112/CE del Consiglio Europeo del 28 novembre 2006: fissa le condizioni e le norme riguardanti l’imposta sul valore aggiunto per assicurare il corretto funzionamento del mercato interno UE
• Decreto MEF del 17 giugno 2014: disciplina gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici (tra gli obblighi la conservazione e l’assoluzione dell’imposta di bollo).

Per precisare ulteriormente:

• dal 31 marzo 2015 viene istituita l’obbligatorietà della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione
• dal 1° luglio 2016 viene siglata la possibilità d’uso della fatturazione elettronica anche verso privati e imprese
• dal 1° gennaio 2017: lo SdI è messo gratuitamente a disposizione dei contribuenti anche per operazioni effettuate nei confronti di privati.

Dunque, la fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge obbligatoriamente il fornitore, il Sistema di Interscambio nazionale e la Pubblica Amministrazione (e facoltativamente gli scambi tra privati).

La P.A., dal canto suo, ha l'obbligo di comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri detto codice ufficio per la fatturazione elettronica, che va riportato sempre nella fattura insieme a Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali.

Così preparato, al documento fiscale va apposta la firma digitale del fornitore, in modo da garantirne origine e originalità.

Una volta firmata, la fattura transita obbligatoriamente al Sistema di Interscambio, che funge quindi da snodo, verificando che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Eseguiti questi controlli, il Sistema invia il documento alla Pubblica Amministrazione che può quindi procedere al pagamento.

E se invece ci dovessero essere omissioni o errori nella compilazione delle fatturazioni?

È ovvio che i suddetti pagamenti verrebbero bloccati/ritardati.

Onde evitare questo inconveniente è consigliabile affidare il servizio di Fatturazione Elettronica a degli esperti in materia: Copying si fa carico di tutte le procedure operative e tecniche previste dalla normativa. Nello specifico, provvede a:

• creare un Profilo Utente, cioè un’area dedicata sulla nostra piattaforma, contrassegnata da nome utente e password che consentono l’accesso esclusivo alla propria area documentale contenente le fatture oggetto del servizio
• verificare lo stato dei documenti inserimenti dall’utente e in corso di trasmissione
• emettere fatture applicando lo standard Fattura PA alle fatture in formato originale e controllando che tutti gli elementi richiesti e previsti vengano rispettati
• notificare all’utente eventuali errori derivante dai controlli
• firmare (in formato Xades-Bes) e cifrare le fatture
• inviare al Sistema di Interscambio: in caso di scarto, SdI produce messaggio che Copying notifica al mittente; in caso di accettazione Copying notifica all’utente messaggio di Ricevuta di consegna
• costituire un archivio per il mantenimento ordinato delle fatture trasmesse e dei relativi documenti che ne certificano la trasmissione (esiti/messaggi da e verso il SdI)
• conservare l’archivio succitato nei tempi e nei modi previsti dalla normativa, di modo che esso possa essere fruito dal cliente tramite username e password di cui si è detto.

Non vi pare che le spese da affrontare per il servizio di fatturazione offerto da Copying siano ampiamente ripagate dalla completa automatizzazione delle fasi previste e dalla Conservazione digitale (a norma di legge) di fatture, ricevute e notifiche?

Si tratta, in buona sostanza, di un investimento, e noi di Copying siamo sempre lieti di far fruttare il denaro dei nostri clienti!