Sono sono state finalmente pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014, le nuove Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (GU n. 59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20).

Tali regole, emanate ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1 del CAD, sostituiscono le precedenti regole dettate dalla deliberazione CNIPA n°11 del 2004.

I sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall'entrata in vigore del decreto (prevista per il prossimo 11 aprile) secondo un piano da allegare al manuale della conservazione (documento che diventa obbligatorio). I lotti di documenti conservati fino ad oggi (e nei successivi giorni necessari ad aggiornare i sistemi) potranno continuare ad essere conservati con le precedenti regole tecniche o potranno essere riversati nel nuovo sistema di conservazione.

Una delle principali novità riguarda il "sistema di conservazione", che, dalla presa in carico fino all'eventuale scarto, deve assicurare la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali requisiti dovranno essere assicurati mediante la predisposizione di un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in estrema sintesi, all'acquisizione e alla verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e, infine, alla preparazione del pacchetto di distribuzione.

Figura centrale del sistema di conservazione resta il Responsabile della conservazione ovvero il soggetto che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Nello svolgere queste attività il Responsabile potrà, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione - o parte di esso - a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate.

Relativamente alla tecnologia con la quale assicurare la conservazione le nuove Regole tecniche restano neutre, lasciando sostanzialmente la possibilità al Responsabile della conservazione di scegliere liberamente con quali tecniche raggiungere gli obiettivi della conservazione (garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici conservati). Unica eccezione è rappresentata dalla necessità di sottoscrivere digitalmente il pacchetto di archiviazione, mentre per gli altri due pacchetti la firma digitale è solo una possibilità (pur essendo molto opportuno utilizzarla, soprattutto quando si affida il servizio di conservazione in outsourcing).

Con l'entrata in vigore delle nuove Regole tecniche sarà obbligatoria l'adozione del Manuale della conservazione, che dovrà illustrare dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie dei documenti conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione (con particolare riferimento alle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e della predisposizione del rapporto di versamento, che ora viene reso obbligatorio e per il quale è prevista la necessaria apposizione di un riferimento temporale), le procedure per la produzione di duplicati o copie (che sostituiscono i precedenti concetti di riversamento diretto e sostitutivo), le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti, nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

La conservazione può essere realizzata dal Responsabile della conservazione all'interno della struttura organizzativa del produttore oppure affidata a un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio, che preveda l'obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dallo stesso Responsabile.
Nello specifico, il terzo comma dell'art. 5 dispone che le pubbliche amministrazioni realizzino i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa oppure li affidino a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del CAD.

E' importante porre in evidenza che la figura professionale del Responsabile della conservazione è obbligatoria per aziente, professionisti e PA che formano documenti informatici, figura che deve necessariamente operare d'intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili descritti, tra cui – per le sole PA – il Responsabile del protocollo informatico e degli archivi.

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