I software dedicati alla firma digitale sono moltissimi, quasi impossibile poterli contare tutti. L’obiettivo di questo approfondimento è darti dei consigli pratici per poter scegliere in base alle tue esigenze e facilitarti la scelta.

Ma prima di procedere, è fondamentale che tu sappia cosa sia una firma digitale e soprattutto, in cosa la differisce dalla firma elettronica. 

In un nostro articolo tocchiamo l’argomento nello specifico.

I consigli di Copying

• Considera il documento come un asset vivo.
  La firma digitale è una fase di un intero processo documentale, ci sono molte altre attività che la precedono e la seguono. Quindi, per scegliere il software più adeguato, considera l’intero ciclo di vita del documento.
  Cerca di evitare quelli che ti costringono a uscire dagli strumenti di lavoro quotidiani e ne aggiungono degli altri, soprattutto se non ci sono integrazioni solide dirette con le esistenti.
• Non rinunciare all’automazione e alla compliance.
  I software di firma digitale più completi permettono una funzionalità di fascicolazione automatica o semi-automatica dei documenti. Questa non è una differenza da sottovalutare, anzi, è fondamentale perché si risparmia molto tempo e si garantisce una maggiore efficienza del flusso lavorativo.
  Per quanto riguarda la compliance, una gestione documentale integrata ad una soluzione di conservazione digitale può dare un'esperienza di firma non solo completa ma anche compatibile con le norme relative alla preservazione a norma di ogni documento.
• Metti al centro la collaborazione tra i dipendenti.
  Tutti i documenti che vengono sottoscritti coinvolgono almeno due soggetti diversi. In realtà, spesso il numero di persone coinvolte è decisamente più elevato. Per questo motivo, quando dovrai scegliere il software di firma digitale più adeguato per la tua realtà, tieni sempre presente i processi digitali. Centralizza le attività senza che si duplichino e fai in modo di avere un calendario con tutte le scadenze aziendali.
  In questo senso dimentica l'utilizzo delle email e basa tutto su due parole: task e workflow. Sono i termini digitali che indicano rispettivamente le attività e i processi.

• Dai valore ad ogni stakeholder: dal dipendente al cliente.
  La condivisione delle informazioni è alla base di ogni processo. Scegli un software di firma digitale che possa abilitare in modo nativo la pubblicazione dei file da firmare all'interno di intranet o portali documentali. Nel primo caso puoi condividere ciò che serve con i colleghi, nel secondo caso con fornitori, partner o clienti.
  L'alternativa sarebbe quella di utilizzare email o ricercare i file tra il desktop e le cartelle di rete: attività a cui decisamente meglio farne a meno per lavorare con efficienza.

• Scegli il fornitore, non i bit del programma.
  Quando scegli il software per la firma digitale non guardare solo le sue caratteristiche. Un altro elemento fondamentale è chi ti fornisce questa soluzione: il provider.
  Oltre all’affidabilità e al continuo supporto, ricorda che il fornitore predispone anche delle competenze necessarie relative all’organizzazione dei processi. Infatti, un buon provider di soluzioni per firme digitali deve essere in grado di garantire un supporto sia dal punto di vista normativo che archivistico.

Noi di Copying sappiamo quanto è importante innovare e soprattutto gestire dall’inizio alla fine in maniera efficiente l’intero processo digitale del documento. Contattaci per ricevere una nostra consulenza gratuita, conoscere tutto il nostro mondo e ricevere soluzioni di firma digitali più adeguate alle tue esigenze.