Oggigiorno la gestione documentale non è più finalizzata alla digitalizzazione dei documenti, come accadeva in passato, ma piuttosto alla digitalizzazione di interi processi e flussi di lavoro, che consentono sì di valorizzare la dimensione creativa e collaborativa dei soggetti coinvolti, ma senza che il Business Process Management (link all’articolo omonimo) risulti per questo dominato dal caos e dall’imprevedibilità, ma piuttosto introducendo automatismi e attività pilotate dai sistemi, che fanno del Workflow documentale un tema centrale.

Ecco perché ci pare interessante sottolineare le differenze che intercorrono tra quest’ultimo e il primo: il Business Process Management (gestione dei processi di business) è una disciplina che utilizza diversi metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare i processi aziendali, nei quali la tecnologia può rappresentare uno strumento per raggiungere risultati ottimizzati, ma magari insieme ad altri tipi di interventi, per cui essa è auspicabile ma non necessaria o insostituibile; il Workflow è invece una gestione che introduce tecnologie in grado di realizzare automatismi nell’esecuzione di determinate azioni e di pilotare l’avanzamento delle attività all’interno di un flusso definito in un processo, e può essere “di integrazione” quando si tratta di pilotare processi trasversali a diversi software e applicazioni, oppure “di automazione” quando si punta ad automatizzare le operazioni da eseguire, e comunque sia nell’uno che nell’altro caso la tecnologia risulta la conditio sine qua non.

Dunque, volendo riassumere le differenze tra l’uno e l’altro, si potrebbe dire che:

• Il BPM permette di rivedere le implementazioni di un processo che, in un’ottica di accrescimento dell’agilità operativa, ne individua le strozzature, le lacune, le inefficienze.
• Il workflow, finalizzato alla velocizzazione, ripetibilità e monitorabilità dei flussi, è l’insieme di tecnologie che permette di inserire automazioni e controlli dove necessario.

Or dunque, affrontando un progetto, bisognerà dapprima pensare come un processo possa essere migliorato indipendentemente dall’aspetto tecnologico, e poi, allo step successivo, prevedere l’inserimento di una tecnologia che riesca a coordinare meglio le attività umane, pilotando le azioni o automatizzandone direttamente l’esecuzione: in parole povere, prima ci si muove in base alla disciplina del BPM, e poi si interviene con gli strumenti di Workflow.

Questo lascia già intuire quanto sia importante adottare soluzioni che coprano entrambe le esigenze, e cioè piattaforme che supportino l’intero ciclo di vita della gestione dei processi (dalla prima analisi, alla definizione e progettazione, attuazione, monitoraggio, fino ai cicli di miglioramento continuo): esattamente quanto previsto da Copying, che tramite i suoi software consente alle aziende di automatizzare i propri processi e gestire il lavoro delle persone coinvolte, in modo che i documenti, le informazioni e i compiti passino da un soggetto all’altro seguendo regole prestabilite.

La metodologia di progettazione e implementazione dei processi di Workflow Documentale adoperata dalla nostra azienda, che da oltre 35 anni si occupa di gestione documentale, parte dall’identificazione del processo analizzato per giungere alla definizione delle responsabilità di processo, passando per la determinazione degli input e output scambiati tra gli attori, la definizione delle attività e delle relative procedure che ne regolano lo svolgimento, e l’identificazione degli indici di valutazione.

In concreto, quali funzioni ci si assicura affidandosi al servizio di creazione e gestione di Workflow documentali di Copying?

Tra le altre:

• La creazione automatica di Link (cioè di relazioni tra i documenti)
• L’import automatico dei documenti emessi
• La tracciabilità e il controllodello stato di avanzamento
• La generazione di collegamenti tra documenti
• La profilazione didocumenti per gruppi/utenti
• L’apposizione di firme elettroniche automatiche nei passaggi di stato dei Workflowo nell’inserimento di un documento in archivio
• L’impiego di un unico repository protetto, sicuro e centralizzato per tutti i documenti e le informazioni aziendali

In conclusione, i maggiori vantaggi del servizio offerto da Copying consistono nel monitoraggio delle informazioni e dei documenti che procedono nei workflow, e nel controllo dello stato attuale delle attività rispetto alle scadenze da rispettare: niente male per decidere di contattarci!