Nel 2024, il panorama della conservazione digitale a norma è sempre più complesso, con nuove regolamentazioni e aggiornamenti che le aziende devono rispettare per garantire la conformità dei loro archivi elettronici. 

Con l'evoluzione delle linee guida sulla conservazione digitale, le imprese devono adottare sistemi di archiviazione e conservazione che rispettino i requisiti normativi, proteggendo allo stesso tempo l'autenticità, l'integrità e la reperibilità dei documenti.

Scopriamo insieme le regole fondamentali che la tua azienda deve seguire per garantire una conservazione digitale a norma!

Perché è importante la conservazione digitale a norma?

Per le aziende, la conservazione digitale a norma non è solo un requisito legale ma una garanzia di sicurezza documentale e operativa. Mantenere un archivio di documenti digitali conforme permette di evitare sanzioni e complicazioni legali che possono derivare da una gestione non corretta. I documenti conservati secondo i requisiti normativi mantengono la loro validità probatoria (la capacità di un documento di essere riconosciuto come prova legale in caso di controversie o verifiche ufficiali), un elemento essenziale nel caso di controversie, ispezioni o audit. 

Perché quindi avere un sistema di conservazione digitale a norma?

• Evitare rischi legali: una conservazione non conforme può invalidare i documenti, esponendo l'azienda a sanzioni e problematiche burocratiche.
• Rispondere rapidamente a richieste di ispezione e audit: avere documenti prontamente accessibili e integri facilita le verifiche da parte delle autorità.
• Ridurre il rischio di perdita o manipolazione dei dati: la conformità garantisce che i documenti siano protetti da alterazioni non autorizzate, mantenendo la loro validità nel tempo.

Quali normative regolano la conservazione digitale in Italia?

Nel 2024, la conservazione digitale a norma per le aziende è regolata da diverse normative e linee guida fondamentali, che stabiliscono standard di sicurezza, integrità e autenticità per garantire la validità legale dei documenti conservati digitalmente. Le normative principali includono:

Regolamento eIDAS (Regolamento (UE) n. 910/2014)

Il Regolamento eIDAS stabilisce il quadro europeo per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari. Con le recenti integrazioni, la conservazione digitale è inclusa tra i servizi fiduciari, il che rafforza l’importanza di sicurezza e affidabilità nei processi di conservazione documentale. Questo implica che i fornitori di servizi di conservazione a norma devono garantire standard elevati per proteggere l'integrità dei dati.

Linee guida AgID

Le linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici definiscono i requisiti tecnici e organizzativi che le aziende devono rispettare per assicurare che i documenti digitali siano autentici, integri, leggibili e reperibili. Questi standard si applicano ai documenti aziendali come contratti, dichiarazioni fiscali e bilanci, nonché ai documenti della Pubblica Amministrazione.

CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.)

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che stabilisce norme specifiche per l’utilizzo e la conservazione dei documenti informatici da parte delle aziende e della PA, obbliga le organizzazioni a garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti giuridicamente rilevanti. Il CAD, aggiornato regolarmente per restare in linea con l’evoluzione tecnologica, è un punto di riferimento per la gestione digitale delle informazioni e stabilisce gli obblighi minimi per una conservazione a norma.

Queste normative, integrate con le più recenti disposizioni AgID, rendono il processo di conservazione digitale essenziale per garantire alle aziende non solo conformità, ma anche maggiore sicurezza e controllo sui propri archivi digitali.

Conservazione digitale a norma nel 2024: cos’è cambiato?

Nel 2024, diverse novità legislative e aggiornamenti regolamentari impattano direttamente la conservazione digitale a norma per le aziende in Italia. Di seguito i principali cambiamenti e aggiornamenti normativi:

Revisione del Regolamento eIDAS 2.0

La nuova versione del Regolamento eIDAS amplia i servizi fiduciari includendo il servizio di archiviazione elettronica qualificato (eArchiving). Questa modifica introduce requisiti specifici per garantire integrità, sicurezza e validità legale per i documenti conservati digitalmente. Ad esempio:

• Viene ora richiesta una certificazione per i fornitori di servizi di archiviazione digitale qualificati.
• Si rafforza il riconoscimento reciproco dei servizi fiduciari di archiviazione elettronica tra i Paesi membri dell’UE, creando opportunità di mercato transfrontaliere per i fornitori italiani​.

Decreto Legislativo 1/2024 – Semplificazione degli adempimenti tributari

In Italia, il Decreto Legislativo 1/2024 introduce modifiche specifiche per le tempistiche di conservazione dei documenti fiscali. Per le aziende, questo significa che i documenti fiscali devono essere conservati digitalmente entro il terzo mese successivo alla presentazione delle dichiarazioni fiscali, anticipando i tempi e rendendo la gestione fiscale più efficiente​

Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Le Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) continuano a definire standard per la conservazione digitale, concentrandosi su:

• Interoperabilità e standardizzazione dei formati: l’adozione di formati come PDF/A e XML è fortemente raccomandata per garantire la durabilità e leggibilità dei documenti.
• Obblighi di tracciabilità e metadati: tutti i documenti digitali devono essere corredati di metadati per assicurare autenticità e facile reperibilità nel tempo​

L’impatto sulle aziende

Per le aziende, questi aggiornamenti normativi comportano la necessità di adeguarsi ai nuovi standard, assicurando che i sistemi di archiviazione documentale rispettino i requisiti sia nazionali che europei. Ad esempio, le modifiche introdotte da eIDAS 2.0 e dal Decreto Legislativo 1/2024 possono richiedere investimenti in software e infrastrutture di conservazione digitale per garantire la conformità e sfruttare le nuove opportunità di interoperabilità transfrontaliera.

Questi aggiornamenti puntano a rendere la conservazione digitale più sicura, integrata e riconosciuta a livello europeo, offrendo alle aziende italiane un quadro normativo chiaro e armonizzato.

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Scopri i vantaggi e le soluzioni migliori per una conservazione digitale a norma

Adottare un sistema di conservazione digitale a norma non è solo un obbligo legale, ma rappresenta un’importante opportunità per le aziende che vogliono ottimizzare i processi e ridurre i costi operativi. 

Tra i principali vantaggi:

• Riduzione dei costi di archiviazione: meno spazio fisico e meno risorse necessarie per la gestione dei documenti cartacei.
• Velocità di accesso: documenti facilmente reperibili, pronti per essere consultati anche in caso di audit o controlli interni.
• Sostenibilità ambientale: un processo digitale e paperless riduce l’uso di carta e materiali di consumo, migliorando l’impatto ambientale.

Per implementare un sistema di conservazione conforme, le aziende possono scegliere tra diverse soluzioni: affidarsi a degli esperti come Copying per servizi SaaS di conservazione, che offrono sicurezza e aggiornamenti normativi automatici, oppure adottare infrastrutture interne, a patto che ci sia un team interno dedicato che possa seguire con expertise tutti i cambiamenti e le nuove normative. Affidandosi a Copying, le aziende possono quindi assicurarsi una gestione documentale conforme, sicura e senza preoccupazioni, permettendo di dedicare risorse e attenzione alle attività core del proprio business.

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