Come forse saprete da un po’ di tempo, l’Unione Europea si sta occupando molto di privacy e digitalizzazione e per questo si è presa l’incarico di creare e aggiornare varie normative relative alle nuove tecnologie.

Oggi parliamo dell’eIDAS: l’electronic Identification, Authentication and trust Services. Un sistema di identificazione europeo per i servizi fiduciari e per le transazioni elettroniche all’interno dell’UE. 

Grazie a questo regolamento generale, i cittadini europei possono sentirsi sicuri nell’interagire tra loro, sia da persona a persona, sia tra aziende, il tutto in totale trasparenza. Ovviamente tutto ciò sta portando delle novità anche in Italia ma andiamo subito a snocciolare l’argomento di oggi.

Di cosa si occupa esattamente l’eIDAS?

Uno degli elementi chiave della regolamentazione eIDAS è la differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione. 

La dematerializzazione si riferisce al processo di sostituzione di documenti analogici con i loro equivalenti digitali, ad esempio un contratto in PDF invece che su carta. 

La digitalizzazione va oltre e coinvolge i processi a monte della creazione di documenti digitali. Ciò permette di eliminare i documenti su carta e i processi analogici e dà inoltre pieno valore legale ed evidente ai documenti digitali. 

La digitalizzazione porta numerosi vantaggi, tra cui: 

• risparmi di tempo e denaro;
• miglioramento dell'efficienza e della sicurezza;
• riduzione dei rischi di perdita e alterazione.

La nuova regolamentazione eIDAS ha proposto cambiamenti alla regolamentazione della conservazione digitale. Le proposte di modifica sono evidenziate negli articoli 47 e 48 della regolamentazione, che fanno la differenza tra archiviazione elettronica e archiviazione elettronica qualificata. 

Il termine "qualificato" si riferisce a un livello superiore di garanzie e sicurezza, che aggiunge il passaggio dell’utilizzo di "un fornitore di servizi di trust qualificato”, ovvero un ente esperto nella materia del servizio.

Ciò apre la possibilità per la conservazione digitale di diventare un servizio qualificato, proprio come le firme elettroniche. Attualmente infatti in Europa l’archiviazione non è un servizio pienamente regolamentato.

La conservazione digitale in Italia in che stato è?

Bisogna innanzitutto fare una piccola precisazione: il digital archiving citato nel regolamento eIDAS non è proprio una traduzione letterale del nostro concetto di conservazione digitale.

L’archiviazione elettronica è un termine ombrello che contiene a sua volta la conservazione digitale stessa. Secondo l’AgID, la conservazione digitale è “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. Il suo compito è quello di garantire:

• Autenticità;
• Integrità;
• Affidabilità;
• Leggibilità;
• Reperibilità.

Quindi per quanto riguarda l’Italia, è importare ricordare che dall’inizio del 2022 sono entrate in atto le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e il “Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici”. Regolamentazioni volte sia alla PA ma anche ai privati. 

Che azienda è Copying?

La nostra azienda crede fermamente nell’importanza di una cultura digitale all’interno delle realtà aziendali. Per questo motivo, da anni siamo un punto di riferimento per i nostri clienti.

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