Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici può essere affidato in outsourcing a terzi soggetti che gestiscono un sistema informatico esterno all’azienda.

Ciò è stato chiaramente affermato sin dal 2004 con le regole tecniche dell'Agenzia per l'Italia Digitale (Delibera CNIPA n. 11/2004), tuttavia, ci si chiede spesso se i servizi standard offerti con sistemi di cloud computing possano essere considerati conformi al procedimento di cui si tratta.
Secondo l’avvocato Guglielmo Troiano, la risposta è contenuta nella stessa Delibera ivi richiamata: per poter realizzare concretamente un processo di conservazione sostitutiva è obbligatoria la nomina di un Responsabile della Conservazione.

I compiti del Responsabile della Conservazione
Il RdC deve garantire il corretto svolgimento dell'intero processo di conservazione, dimostrando di possedere competenze sia di natura normativa che di natura tecnico/organizzativa, per cui, se si vuole esternalizzare l'intero processo di conservazione, con l’outsourcer si deve poter creare uno stretto rapporto di collaborazione.
Oltre al compito principale di apporre la propria firma digitale e un riferimento temporale al documento conservato, il RdC deve garantire la tracciabilità di tutte le operazioni effettuate durante l’intero processo, al fine di facilitare le operazioni di controllo e verifica effettuate dagli organi preposti e di mappare più facilmente l’iter che il documento ha percorso.

Le responsabilità dell’outsourcer
In quest'ottica, secondo l’avvocato Guglielmo Troiano, i contratti con condizioni predisposte dai fornitori di servizi di cloud computing potranno essere adeguati a tali necessità solo nel caso in cui si tratti di una società altamente specializzata che abbiano predisposto clausole contrattuali ;ad hoc per l'offerta di un servizio specifico di conservazione sostitutiva.
L'utente/cliente, titolare del trattamento dei dati, potrà infatti tutelarsi solo se ha facoltà di dettagliare a livello contrattuale gli obblighi di conformità che intende trasferire all’outsourcer, che si configura come responsabile del trattamento e adeguare le modalità di controllo con specifici accordi contrattuali.
Sull’outsourcer ricadranno poi responsabilità, in sede civile e penale, relative alla corretta gestione del processo di conservazione, mentre gli errori verificatisi nell’ambito della conservazione di documenti fiscalmente rilevanti, da cui può emergere una responsabilità fiscale e amministrativa, resteranno invece in capo all’impresa.
Infine, il RdC dovrà garantire che il passaggio eventuale del compito ad altro soggetto avvenga senza traumi. A tal proposito, sarà sempre utile richiedere al proprio outsourcer l’utilizzo di tecnologie e sistemi compatibili e interoperabili che consentano la leggibilità del contenuto dei documenti informatici, anche nel lungo periodo, ma soprattutto, che consentano di esportare i propri documenti senza perdere le relative informazioni di cifratura che assicurano la validità legale delle conservazione sostitutiva.

Tuttavia, i vantaggi del cloud computing sono innegabili e molti utenti sono già nella condizione di non volervi rinunciare per nessun motivo. Disponibilità, accessibilità e archiviazione dei propri dati e documenti in ogni momento, gratuitamente e da qualunque dispositivo collegato alla rete sono in effetti una vera panacea per l’utente della società dell’informazione.
E’ dunque opportuno che coloro che intendono usufruire, in generale, dei servizi di cloud computing, lo facciano con le dovute attenzioni e cautele, affidandosi a società specializzate e dotate di adeguate professionalità e competenze informatiche e archivistiche.

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