Di solito si parla di comunicazione a livello esterno, ovvero quando un’azienda crea pubblicità personalizzate per raccontarsi al suo pubblico ideale. Oggi parliamo invece della comunicazione interna di un’azienda, svolta attraverso l’intranet. 

Una realtà molto comune nelle grandi aziende e multinazionali ma anche sempre più comune nelle medie e piccole aziende. L’intranet aiuta la comunicazione tra colleghi, soprattutto tra colleghi di Paesi diversi e a creare occasioni di Employer Branding. 

Un tool molto prestante per creare un’intranet dall’interfaccia semplice e coinvolgente è sicuramente Microsoft SharePoint, strumento di cui avevamo già parlato in questo articolo.

Andiamo a vedere nel dettaglio tutti i vantaggi di questo strumento.

Cos’è l’intranet?

Sostanzialmente l’intranet è una rete aziendale privata dove hanno accesso solo gli utenti appartenenti all’azienda. Questo permette ai lavoratori di condividere contenuti, commenti, articoli sull’azienda nell’intimità di una rete personale. 

Ma cos’è un’intranet intelligente?

Possiamo definire un’intranet intelligente quando essa non viene “sfruttata” semplicemente per lo strumento che è, ma anche quando viene usata per fornire servizi per le persone, per il monitoraggio e la governance. 

Insomma l’intranet può diventare un vero e proprio luogo di lavoro, socializzazione e connessione. Ed è proprio questo che fa Microsoft SharePoint.

I punti di forza dell’intranet?

• Deve essere un valido strumento di lavoro

All’interno dell’intranet possono essere reperiti documenti, possono essere fatte domande ai colleghi che portino a una facilitazione del lavoro e così via. È importante che l’intranet sia sempre aggiornata o diventerà obsoleta per gli utenti. 

È importante soprattutto mantenere la funzionalità di connessione: creare la funzione di avere chat online con cui i dipendenti possono comunicare tra di loro per esempio come su Microsoft Teams SharePoint che offre uno spazio chat per comunicare con i propri colleghi.

• User-based

La User Experience è molto importante: l’utente si aspetta di ricevere notizie importanti e di rilevanza per il suo lavoro all’interno dell’intranet. Può anche diventare una sorta di gestionale dove poter interagire con altri dipendenti e leader coinvolti e fare condivisioni di feedback sul lavoro. Deve diventare come una vera e propria versione digitale del tuo posto di lavoro, con il vantaggio di poter interagire da qualsiasi posto tu sia. 

Microsoft SharePoint si occupa anche di mandare notifiche push aumentando così la consapevolezza e produttività dei lavoratori. 

• Conoscere meglio l’azienda

All’interno dell’intranet si potranno trovare tutte le informazioni necessarie per scoprire meglio l’azienda di cui si fa parte. Ad esempio, indirizzi email e numeri di telefono importanti, grafici aziendali, informazioni sui reparti e in generale consultare l’organigramma aziendale. Su Microsoft SharePoint nella sezione Visio puoi direttamente integrare la rubrica del telefono della intranet con le informazioni degli utenti, senza bisogno di dover aggiornare continuamente l’organigramma. Microsoft lo farà per te.  

Gli stessi dipartimenti possono costruire dei propri spazi privati dove lavorare e collaborare tra loro, con la possibilità di condividere documenti sia di accesso pubblico sia di accesso privato.

• Un database digitale

L’intranet può diventare una grande libreria digitale dove tutti gli utenti possono trovare ciò di cui hanno bisogno. Riguardo a questo punto, si presenta un dato allarmante: solo l’1% delle persone che usufruiscono di una rete intranet sono soddisfatte dei risultati di ricerca. Il White Paper di IDC sottolinea che le aziende perdono circa 2,5 milioni di dollari all'anno a causa della difficoltà dei dipendenti nel recuperare informazioni utili. 

Microsoft SharePoint interviene con la sua Intelligent Search in questo modo:

• Knowledge Management: mantiene la ricerca delle informazioni più fluida e istantanea possibile;
• Collaborazione tra i team: grazie a chat e altri elementi, i team e dipartimenti possono comunicare velocemente tra di loro per scambiarsi informazioni;
• Project Management: anche i manager possono trovare in modo più veloce tutte le informazioni più critiche da cui estrarre il lavoro.

• Facilitare la quotidianità aziendale

Si può guardare l’intranet anche come uno strumento quotidiano in cui completare task giornaliere e funzionali. Un esempio è la possibilità di prenotare stanze all’interno dell’azienda, condividere form di qualsiasi tipo, controllare le buste paga, chiedere permessi e tanto altro ancora.

Più l’intranet avrà maggiori funzionalità e più i dipendenti si sentiranno incentivati ad accedervi e a partecipare alla cultura aziendale.

• Intranet Analytics

Con le analytics di Microsoft SharePoint c’è la possibilità anche di analizzare i risultati e le ricerche più frequenti degli utenti per capire la loro pattern di lavoro. Potrete analizzare quali sono i contenuti più importanti, i documenti e servizi più ricercati oppure i dubbi e le difficoltà che hanno riguardo il proprio lavoro o il sito aziendale.

Quali sono gli obiettivi dell’intranet di Microsoft SharePoint?

La questione è in realtà abbastanza semplice. Un’intranet intelligente è un luogo in cui le persone possono facilmente ritrovare documenti e strumenti per il monitoraggio e la governance, con l’obiettivo di favorire alcuni flussi informativi. 

L’intranet è l’infrastruttura ma poi saranno i dipendenti a dover renderla stimolante e partecipativa. I dipendenti devono arricchirsi e prendersene cura quotidianamente. 

Che azienda è Copying?

La nostra azienda crede fermamente nell’importanza di una cultura digitale all’interno delle realtà aziendali. Per questo motivo, da anni siamo un punto di riferimento per i nostri clienti in questo ambito. Se siete interessati a una soluzione di intranet con Microsoft SharePoint noi possiamo certamente guidarvi in questa transizione. 

Se siete una realtà interessata ad intraprendere un percorso di digitalizzazione aziendale, noi possiamo supportarvi sotto qualsiasi aspetto con servizi digitali personalizzati e sempre aggiornati, con un’attenzione in più verso la sostenibilità. 

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