Abbiamo parlato tantissime volte di digitalizzazione dei documenti aziendali e del workflow ma forse non è ancora chiarissimo l’effettivo processo con cui esso dovrebbe avvenire. 

L’obiettivo principale di tutte le aziende dovrebbe essere quello di rendere del tutto digitali i processi dentro l’azienda. Questo può solo che portare efficienza in più ma a patto che l’approccio sia innovativo e strutturato.

Quello che vogliamo spiegare in questo articolo è che non basta passare al digitale senza avere un piano logico in mente: non basta trasportare tutti i vecchi faldoni pieni di polvere su cartelle virtuali, sarebbe come proporre lo stesso lavoro avendo guadagnato solamente dello spazio in più in ufficio.

Capiamoci qualcosa di più insieme.

Cosa succede negli uffici di oggi?

A supporto delle nostre analisi abbiamo anche un recente report di mercato che mette in luce i seguenti dati:

• il 70% della documentazione viene semplicemente riprodotta in digitale dall’analogico;
• il 20% del tempo dei dipendenti in ufficio è occupato nella ricerca dei suddetti documenti, chiedendo informazioni a colleghi e cercando tra cartelle;
• il 46% delle informazioni sensibili è spesso raccolto in comuni fogli di calcolo e quindi facili da hackerare;

Sulla sicurezza informatica in particolare ci sarebbe da aprire un’altra grande parentesi in quanto in questi ultimi anni è diventato sempre più un problema da combattere per le aziende. Ma per questo vi invitiamo a leggere uno dei nostri articoli più esaustivi in merito alla cyber security.

Intanto è chiaro che continuando a prendere file, salvarli, duplicarli e condividerli all’infinito è evidentemente pericoloso per chiunque e si rischia anche di incappare in problemi di data protection: pensate ai dati sensibili che avete su excel riguardanti dei vostri clienti o dipendenti, se un hacker riuscisse a rubare tutte queste informazioni potrebbero essere oggetto di richiesta di riscatto o direttamente divulgate a terze parti.

In cosa consiste una gestione documentale smart?

La gestione documentale dovrebbe seguire una struttura intuitiva per l’utente, creando una struttura in grado di collegare documenti diversi che però ricadono in una stessa tematica così che l’utente possa ricercare tutto in velocità e semplicità. Questo consente anche la possibilità di unire dati presi da gestionali aziendali e dati invece presi da e-mail e documenti di testo. Due tipi di dati diversi che si incrociano.

Anche avere un workflow ben organizzato è fondamentale per un’azienda, soprattutto per quelle attività in cui i processi di base non sono ben strutturati o sono molto delicati. Pensiamo solo alla creazione di un contratto: spesso viene redatto più volte, mandato, modificato nel tempo. L’errore può sempre essere al varco. 

Ma con un workflow intelligente, ogni azione può essere tracciata così che i documenti siano poi archiviati in modo automatico con il sistema di conservazione sostitutiva. Tutto questo sempre grazie alla tecnologia sempre più competitiva. Tra queste tecnologie non manchiamo di citare la firma digitale, uno strumento in grado di togliere qualsiasi barriera spaziale tra i soggetti coinvolti nella firma. 

Noi di Copying ci occupiamo di digitalizzazione per le aziende a 360°: dalla firma digitale all’implementazione di metodi di gestione documentale intelligenti. Non esitate a contattarci per qualsiasi dubbio!

Che azienda è Copying?

La nostra azienda crede fermamente nell’importanza di una cultura digitale all’interno delle realtà aziendali. Per questo motivo, da anni siamo un punto di riferimento per i nostri clienti in questo ambito.

Se siete una realtà interessata ad intraprendere un percorso di digitalizzazione aziendale, noi possiamo supportarvi sotto qualsiasi aspetto con servizi personalizzati e sempre aggiornati, con un’attenzione in più verso la sostenibilità.

Siamo specializzati in:

• Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti
• Connettività
• Firma e fatturazione elettronica
• Gestione delle infrastrutture IT
• Politiche di privacy e cybersecurity 
• Cloud Computing

Qui la lista completa dei nostri servizi.

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