Nello scenario tradizionale, la documentazione fiscale a supporto del trasporto merci è tutta in formato cartaceo (attestazione di presa in carico, prova di avvenuta consegna, documento di trasporto e via dicendo).

Gli attori coinvolti nel processo (fornitore, trasportatore e cliente) ne conservano generalmente una copia siglata in molti casi con firma autografa.

Secondo l’analisi dell’Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, si possono individuare tre principali modelli per la digitalizzazione dei documenti nei processi di trasporto.

1. Dematerializzazione unilaterale degli archivi
In questo modello il fornitore che attiva la spedizione decide di portare in Conservazione Sostitutiva i documenti di trasporto (DDT) attivi (prodotti dallo stesso fornitore), stampando esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente.
Il fornitore rinuncia, quindi, all’eventuale “prova di avvenuta consegna della merce al cliente”, teoricamente rappresentata dalla firma/sigla del cliente sulla copia del DDT che rientra in sede.
Per contro, il cliente destinatario della consegna può scegliere di portare in Conservazione Sostitutiva i DDT ricevuti, naturalmente previa acquisizione dell’immagine mediante scansione. I risparmi conseguibili, in questo caso, sono essenzialmente pari a: 1-2 euro/documento, lato attivo, e tra 0,7 e 1,5 euro/documento, lato passivo.
Se, poi, i sistemi di scansione sono dotati di soluzioni “intelligenti” di Data Capturing in grado di automatizzare la registrazione dei dati a sistema, il beneficio – lato passivo – può arrivare fino a 3-4 euro/documento.

2. Digitalizzazione dei flussi informativi
In questo scenario, fornitore e cliente si accordano per attivare un “dialogo “ in formato elettronico strutturato che procede parallelo al flusso fisico delle merci (con relativo DTT). Si introducono quindi dei messaggi strutturati (avviso di spedizione, di consegna, notifica ricezione merci) ai soli fini gestionali e di processo, mentre si mantengono presso tutti gli attori del processo gli archivi cartacei per i DDT.
In questo caso i benefici derivano sia da una maggiore efficienza ed efficacia sul processo (le informazioni che circolano sono strutturate e in formato elettronico), che da un maggiore controllo del processo stesso (l’avvenuta consegna).
L’aumento di produttività stimato varia dai 10 ai 20 euro a consegnaconsiderano la coppia cliente-fornitore, praticamente un ordine di grandezza superiore rispetto al modello precedente.

3. Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi
In questo terzo modello, i flussi informativi si sostituiscono in toto alla documentazione cartacea a valenza fiscale che accompagna la merce. Gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla conservazione sostitutiva dei messaggi scambiati nel “dialogo” digitale parallelo alla consegna fisica della merce. Si possono anche impiegare tablet o palmari per raccogliere elettronicamente le firme autografe come attestazione dell’avvenuta consegna e presa in carico della merce.
In questo terzo scenario, i risparmi per la coppia cliente-fornitore vanno da 15 a 25 euro a consegna. Considerando che i DDT redatti annualmente in Italia sono fra 5 e 10 miliardi di documenti, si può immaginare quali possono essere i risparmi potenziali a livello di sistema complessivo.