La Circolare della Ragioneria generale dello Stato è stata emessa il 20 gennaio 2014 in risposta ai numerosi quesiti giunti allo stesso ente relativi all’accettazione di documenti in formato elettronico trasmessi a mezzo posta elettronica ordinaria, posta elettronica certificata, o presentati su supporti informatici quali CD-ROM o di altro tipo.

Nello specifico, la circolare fornisce un importante chiarimento relativo al dubbio se un messaggio inviato attraverso questo canale sia già di per sé firmato digitalmente.

“È opportuno, altresì, evidenziare – si legge a riguardo – la diversa finalità cui assolvono la firma digitale e la posta elettronica certificata, che talora vengono ritenuti dalle amministrazioni strumenti alternativi ugualmente idonei a garantire la validità della documentazione inviata per il controllo di regolarità amministrativa e contabile.

La prima, infatti, è un meccanismo riconosciuto dall’ordinamento per sottoscrivere, in formato elettronico, un documento informatico; la seconda è un mezzo di trasmissione in grado di identificare univocamente il mittente ed il destinatario di un messaggio di posta elettronica e di attestarne i momenti di invio e ricezione. Ne consegue che, mentre la firma digitale è uno strumento idoneo a comprovare la provenienza e l’autenticità di un documento informatico, la posta elettronica certificata dimostra l’invio e la ricezione del messaggio ma non garantisce, di regola, il contenuto del documento o dei documenti ivi presenti.

E' vero infatti che l’articolo 61 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013, recante “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche, avanzate, qualificate e digitali”, prevede che l’invio tramite posta elettronica certificata possa sostituire, in taluni casi, la firma elettronica avanzata. Tuttavia tale previsione è limitata alla trasmissione mediante casella di posta elettronica certificata personale, di cui all’art. 65, comma 1, lett. c-bis) del CAD. Con la conseguenza che può escludersi dalla predetta fattispecie l’invio effettuato tramite casella di posta elettronica certificata rilasciata ad un soggetto diverso da persona fisica, ivi incluse le pubbliche amministrazioni”.

Il documento definisce le indicazioni e i chiarimenti relativi al corretto espletamento dell’attività di controllo di regolarità amministrativa e contabile, con riguardo all’efficacia giuridica dei documenti:

1. la trasmissione con mezzi di scambio che garantiscono l’identità del mittente e del destinatario nonché la certezza dell’invio e della ricezione, come la posta elettronica certificata, non conferiscono di per sé efficacia probatoria degli originali ai documenti trasmessi in copia;
2. i documenti originali informatici, sottoscritti con firma elettronica qualificata o con firma digitale, ovvero con firma elettronica avanzata conforme alle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD, hanno piena efficacia giuridica e soddisfano il requisito della forma scritta;
3. le copie informatiche di documenti, siano essi in origine analogici oppure informatici, acquistano l’efficacia probatoria degli originali da cui sono tratti se ad esse è apposta (singolarmente, su ciascuna delle copie) o associata collettivamente, ad un insieme di copie) la firma digitale di persona idonea ad attestare la conformità agli originali;
4. le copie su supporto analogico di documenti informatici, se conformi alle vigenti regole tecniche, anche con riguardo alle disposizioni sulla conservazione dell’originale, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Negli altri casi, ovverosia quando gli originali informatici non sono stati formati e non sono conservati nel rispetto delle regole stabilite dal CAD, la conformità agli originali deve essere attestata da un pubblico ufficiale a ciò atorizzato.