Tempo addietro, l'associazione ANORC aveva posto un quesito all'Agenzia delle Entrate per avere dei chiarimenti circa la conservazione dei giustificativi di spesa dei trasfertisti.

Nello specifico, si chiedeva se tali giustificativi potessero essere considerati documenti analogici non unici, ed essere quindi sottoposti a processo di conservazione elettronica senza l'intervento del Pubblico Ufficiale (Decreto MEF del 17 giugno 2014).

Sul tema, infatti, l'Agenzia si era limitata a richiamare quanto previsto dal D.lgs. 82/2005, secondo il quale, all'art. 1 lettera v), per originali non unici s'intendono quei "documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi".

 

L'Agenzia, nella sua risposta, ha affermato che "i documenti costituenti giustificativi delle spese sostenute in occasione delle trasferte, emessi da soggetti tenuti agli adempimenti fiscali, trovano corrispondente rappresentazione nella contabilità di questi ultimi" e da ciò "ne discende che la relativa natura è quella di documenti analogici originali non unici", come statuisce l'art. 1, lettera v), del Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Questo comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è perfezionato senza che per l'attestazione della conformità all'originale delle copie informatiche sia necessario l'intervento di un pubblico ufficiale, come prescritto dall'art. 4, comma 2, del Decreto MEF del 17 giugno 2014.
 

È stato così finalmente individuato un più preciso criterio di valutazione sulla natura di documento unico o non unico dei giustificativi di spesa che permette di ritenere tali documenti sempre non unici, a meno che il soggetto che li ha rilasciati non sia esonerato dagli adempimenti fiscali (e che quindi non vi siano altri documenti o scritture che riportino lo stesso contenuto).