Secondo la ricerca dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano, su 608 professionisti, il 54 per cento degli archivi è prossimo alla saturazione. L’8 per cento è già saturo. «Gli archivi scoppiano di carta e costano (se esterni), oppure se sono di proprietà, intere stanze sono occupate da scaffali. Uno spreco che, tra l’altro, è destinato a dilatarsi nel tempo. La sola conservazione sostitutiva comporta risparmi da 1 a 3 euro di risparmio per le sole fatture attive che lo studio dovrebbe conservare per conto del Cliente e da 1 a 2 euro per le fatture passive», spiega Claudio Rorato, responsabile di questo Osservatorio.

Eppure, secondo la stessa ricerca, solo il 12 per cento degli studi adotta già la Conservazione sostitutiva; il 7 per cento dice “la adotterò a breve” e il 32 per cento “più avanti”. Il resto non è interessato affatto e i dati sono gli stessi per le diverse fasce di fatturato. Va solo un po’ meglio per la gestione documentale elettronica, adottata dal 14 per cento degli studi, con il 31 per cento che si dice per niente interessato.
Sono falsi miti e barriere mentali, secondo l’osservatorio, a frenare la Conservazione sostitutiva. I vantaggi economici sono ormai assodati e va aggiunto che i processi di conservazione possono essere svolti anche in full-outsourcing. Pertanto i costi sono alla portata di tutti gli studi.
“Non è quindi necessario che il professionista diventi un esperto di conservazione sostitutiva, quello che è rilevante è che abbia ben chiaro che la normativa ad oggi in Italia consente di conservare per tutti gli anni di conservazione richiesti dalle disposizioni fiscali e civili, documenti in solo formato digitale”, dice Umberto Zanini, Responsabile delle attività di ricerca dell'osservatorio "Fatturazione Elettronica e dematerializzazione" del Politecnico di Milano
Insomma, non ci sono alibi per evitare la Conservazione sostitutiva. Ma il problema di fondo è culturale, secondo l’Osservatorio: la maggioranza dei professionisti non percepisce ancora l’utilità profonda della tecnologia (in generale) nella creazione di valore.

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