Con una delibera approvata il 13 maggio 2015, il Consiglio Superiore della Magistratura (CSM) ha analizzato nel dettaglio le varie problematiche relative all’attuazione del Processo Civile Telematico e chiesto, tra le altre cose, che alla nuova normativa si applichino le regole tecniche in materia di conservazione digitale e quelle relative alla protocollazione dei documenti informatici.

“In particolare il CSM – scrivono Andrea Lisi e Sarah Ungaro di ANORC sul sito Agenda Digitale – ha sottolineato l’assenza di previsioni circa la corretta conservazione a norma degli atti processuali e i rischi relativi alla mancata tutela del valore probatorio di atti, documenti e fascicoli facenti parte di questi archivi pubblici”.

PCT e Conservazione Digitale dei Documenti: la Normativa

La normativa di riferimento è quella di cui agli artt. 40/44 CAD, e da ultimo alle regole tecniche che hanno sostituito le precedenti, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 - Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (GU n. 59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20).

 
Le regole tecniche che riguardano tutte le pubbliche amministrazioni impongono l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali requisiti dovranno essere assicurati mediante la predisposizione di un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in estrema sintesi, all'acquisizione e alla verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e, infine, alla preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o elettronica qualificata (così nelle regole tecniche di dicembre 2013).

Figura centrale del sistema di conservazione resta il Responsabile della conservazione ovvero il soggetto, interno all'ente che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia. Nello svolgere queste attività il Responsabile potrà, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione - o parte di esso - a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate.

È inoltre obbligatoria l’adozione del Manuale della conservazione, un «documento informatico che illustri dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie degli oggetti informatici conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione, le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Gli attuali registri di gestione documentale della giustizia, non sembrano soddisfare i requisiti richiesti per la conservazione (neppure in relazioni alle precedenti regole tecniche) che presuppongono, pacificamente, almeno tre momenti principali della conservazione: versamento, conservazione ed esibizione, amministrati e realizzati secondo le regole tecniche.