È stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 contenente le "Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

La pubblica amministrazione – si legge in uno dei passaggi del testo – ha ora 18 mesi per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti, ma già da subito è chiamata a osservare il disposto regolamentare per l'implementazione di nuove soluzioni informatiche.

L’art. 9, dedicato alla formazione del documento amministrativo informatico, prevede che “le pubbliche amministrazioni (ai sensi dell'art. 40, comma 1, del CAD) formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD”. Successivamente, nelle nuove Regole tecniche sono precisate nel dettaglio le modalità di formazione, registrazione, fascicolazione e conservazione dei documenti informatici amministrativi. In particolare, è sempre previsto il doveroso trasferimento nel sistema di conservazione non solo dei documenti amministrativi informatici (art. 11), ma anche di fascicoli informatici, registri e repertori informatici della PA.

Oggi quindi, con o senza Digital Champion, la PA deve rinnovarsi e scegliere di intraprendere una strada obbligata verso la trasparenza e l’efficienza garantita dai processi di digitalizzazione documentale. Ma per farlo è necessario adeguarsi a regole precise che finalmente ci sono. E queste regole prevedono modelli organizzativi da adottare e specifiche professionalità digitali da formare.