Il termine inglese smart è un aggettivo che corrisponde all’italiano “rapido”, “veloce”, “abile”, “acuto”, “brillante”, “sveglio”, “intelligente”.

Lo si può adoperare in riferimento a persone o ad oggetti, ma cosa si intende nello specifico quando lo si rapporta al lavoro? In buona sostanza cosa si intende per smart working?

Ebbene, si tratta di un modello organizzativo basato sull’autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati previsti e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli legati a concetti di postazione fissa.

Una modalità di lavoro subordinato caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali e da un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una prassi che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

Procedure di lavoro “smart” si stanno attuando pure in Italia: il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative in tal senso, con un aumento nell’ultimo anno dei progetti strutturati (che sono passati dall’8% al 12%) e di quelli informali (dal 16% al 18%) rispetto al 2018.

E pure la PA non resta insensibile al tema: oggi il 16% di esse ha adottato progetti strutturati di lavoro agile (nel 2018 erano l’8% e nel 2017 il 5%).

Tuttavia, un progetto di Smart Working richiede un cambiamento complesso, che deve partire da un’attenta considerazione degli obiettivi, delle priorità e delle peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.

Anzi, in tutto questo la tecnologia gioca un ruolo chiave: quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro si pensa proprio all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.

Le iniziative di Smart Working richiedono dunque di agire su quattro leve:

• le policy organizzative, ovvero le regole e linee guida relative alla flessibilità di orario, di luogo di lavoro e di personalizzazione degli strumenti di lavoro
• le tecnologie digitali
• il layout (o configurazione) degli spazi di lavoro (che può condizionare l’efficienza, l’efficacia e il benessere delle persone nel contesto lavorativo)
• i comportamenti e gli stili di leadership.

Proprio queste leve evidenziano quanto sia indispensabile un forte cambiamento culturale che consenta di superare modelli di organizzazione del lavoro tradizionali.

Un cambiamento culturale in parte già avviato grazie alle odierne tecnologie, come lo smartphone, che permette di comunicare, lavorare, rimanere connessi in mobilità.

In particolare, le soluzioni tecnologiche più importanti per lo smart working sono quelle a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e da diversi device, seguite dalle iniziative di Mobility, che prevedono la presenza di device mobili e mobile business app e dai servizi di Social Collaboration.

L’adozione di un modello “maturo” di Smart Working può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore; volendo proiettare l’impatto a livello di Paese, considerando che i lavoratori che potrebbero fare Smart Working sono almeno 5 milioni, l’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro, ipotizzando che la pervasività dello Smart Working possa arrivare al 70% dei lavoratori potenziali.

E i benefici non riguardano solo le imprese: per i lavoratori, anche una sola giornata a settimana di remote working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti e per l’ambiente determina una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno.

E sempre a proposito dei lavoratori, il 76% degli smart worker è soddisfatto del proprio lavoro, rispetto al 55% dei dipendenti “tradizionali”: niente affatto trascurabile come percentuale per pensare ad un sempre maggiore orientamento del mercato verso un lavoro flessibile e intelligente!